✋ Công chứng điện tử và những khái niệm cần làm rõ khi xây dựng Luật Công chứng (sửa đổi)

Công chứng điện tử là nội dung mới được đưa vào dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi). Đây là nội dung hoàn toàn mới, làm thay đổi phương thức và quy trình công chứng. Bài viết tập trung làm rõ những khái niệm cơ bản liên quan đến công chứng điện tử, từ đó đưa ra một số ý kiến góp ý vào nội dung dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi).

Ảnh minh họa.

1. Đặt vấn đề

Một trong năm định hướng lớn được xác định đối với việc sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng lần này đó là: “Xây dựng quy trình công chứng khoa học, gắn với trách nhiệm của công chứng viên, tạo lập cơ sở pháp lý cần thiết để triển khai việc chuyển đổi số trong hoạt động công chứng theo lộ trình phù hợp”. Dự thảo Luật Công chứng đã đưa vào một số nội dung để cụ thể hóa định hướng nêu trên, cụ thể tại các Điều 2 (giải thích từ ngữ) và Chương VI về hệ thống thông tin công chứng, cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc, lưu giữ hồ sơ công chứng.

Đây là những nội dung hoàn toàn mới, tác động đến quy trình công chứng, phương thức thực hiện hoạt động công chứng, trạng thái của chứng cứ được tạo lập, giá trị pháp lý của văn bản công chứng, quyền và nghĩa vụ của công chứng viên và nhiều vấn đề khác. Vì vậy, nội dung này nhận được nhiều sự quan tâm của công chứng viên, cơ quan quản lý, các cơ quan có liên quan và các tầng lớp Nhân dân.

Mặc dù định hướng đưa ra là việc chuyển đổi số thực hiện theo lộ trình phù hợp, nhưng việc tạo lập cơ sở pháp lý cho hoạt động chuyển đổi số công chứng đòi hỏi phải xác định rõ được nội hàm của các khái niệm, phạm vi công việc và trình tự tiến hành chuyển đổi số. Vạch ra các định hướng và quy định khung pháp lý cơ bản là vấn đề quan trọng, tác động đến toàn bộ quá trình triển khai chi tiết sau này. Do đó, bài viết này tập trung làm rõ những vấn đề cơ bản nhất về hệ thống thông tin công chứng, công chứng điện tử, công chứng số, cơ sở dữ liệu công chứng và chuyển đổi số công chứng, từ đó, đưa ra một số ý kiến góp ý vào nội dung dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi).

2. Một số khái niệm cần làm rõ

2.1. “Công chứng điện tử” và “công chứng số”

Trong một số tài liệu được công bố gần đây, có nhiều quan điểm khác nhau về các khái niệm “công chứng điện tử”, “công chứng số”. Có ý kiến cho rằng nội hàm của “công chứng số” rộng hơn công chứng điện tử. Mặc dù vậy, qua tìm hiểu và so sánh các nguồn tài liệu khác nhau, trong đó có tài liệu khuyến nghị của Liên minh Công chứng quốc tế (UINL), ý kiến chuyên gia từ các hội thảo quốc tế với Cộng hòa liên bang Đức, Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Uzbekistan mà Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam thực hiện trong thời gian vừa qua, cho thấy rằng không có sự phân biệt về cách hiểu hiện nay giữa “công chứng điện tử” và “công chứng số”. Khi gõ từ khóa “Digital Notarization” hay “Digital Notary” trên Goole thì kết quả trả về đều là “E-Notarization” hoặc “E-Notary”.

Giải nghĩa về “E-Notarization” trong từ điển bách khoa toàn thư mở Wikipedia cũng không có sự phân biệt giữa hai khái niệm này, điều này cũng tương đồng với giải nghĩa về công chứng điện tử trong bài nghiên cứu của tác giả Phan Thị Bình Thuận, “Công chứng điện tử tại Việt Nam trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0”, đăng trên Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp, số 20 (420), tháng 10/2020, theo đó “Công chứng điện tử là việc công chứng viên công chứng tài liệu điện tử”. Một trong những phương pháp được công chứng viên điện tử sử dụng là sử dụng chữ ký số và xác thực bằng chứng chỉ số.

Nhiệm vụ của chữ ký số là mã hóa các tài liệu điện tử thành một thể thống nhất và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu đó, không thể chỉnh sửa. Ngoài ra, việc chứng nhận bằng phương thức điện tử cho phép cấp dấu thời gian và địa điểm chính xác tại thời điểm chứng nhận, gắn liền với chữ ký số. Theo đó, người nhận văn bản có thể sử dụng chính phần mềm mà người ký dùng để ký số hoặc sử dụng một số phần mềm đọc, soạn thảo văn bản phổ biến được xây dựng và phát triển bởi các cơ quan, tổ chức tin cậy như Adobe Acrobat (của Adobe), Word, Excel, Power Point (của Microsoft), vSignPDF (của Ban Cơ yếu Chính phủ) để kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử mà mình nhận được. Cách thức, quy trình kiểm tra chữ ký số tuân thủ quy định tại các khoản 1 và 2 Điều 79 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Chữ ký số được kiểm tra có gắn thời gian và địa điểm.

2.2. “Số hóa” và “Chuyển đổi số”

Để công chứng viên có thể chứng nhận trên các tài liệu điện tử bằng chữ ký số, người ta cần tạo ra các văn bản điện tử. Có nhiều cách để tạo ra văn bản điện tử, nhưng có 2 cách phổ biến sau đây:

– Sử dụng phần mềm trực tiếp soạn thảo và tạo ra văn bản điện tử trên máy tính, ví dụ như văn bản Words, PDF,…

– Scan (quét) hoặc chụp các dữ liệu, văn bản ở dạng giấy hoặc ở dạng vật lý khác để biến thành văn bản điện tử. 

Quá trình tạo ra các văn bản, dữ liệu điện tử như mô tả ở trên được gọi là “số hóa dữ liệu”. Như vậy, số hóa dữ liệu là việc chuyển đổi dữ liệu thành dữ liệu điện tử.

Để có thể gửi, nhận các văn bản điện tử, chứng nhận các văn bản điện tử, nộp các văn bản điện tử cho các cơ quan chức năng trong quá trình thực hiện dịch vụ công hoặc là lưu trữ các văn bản điện tử này, người ta sẽ sử dụng các phần mềm phù hợp, xây dựng các quy trình phù hợp đáp ứng cho từng công việc. Quá trình thực hiện các công việc này được gọi là “số hóa quy trình”. Như vậy, “số hóa quy trình” là quy trình xử lý các dữ liệu điện tử để đáp ứng các công việc cụ thể.

Việc chuyển đổi dữ liệu và quy trình từ dạng thủ công truyền thống sang dạng dữ liệu điện tử, tiến tới thực hiện toàn bộ các công việc trên nền tảng số để tối ưu hóa các hoạt động, nâng cao hiệu quả công việc, tạo ra giá trị cao hơn được gọi là “chuyển đổi số”. Như vậy, “chuyển đổi số là việc dùng công nghệ để khai thác các thông tin có được từ quá trình số hóa. Sau đó phân tích và tạo ra các giá trị mới hơn. Về quy mô, chuyển đổi số là sự thay đổi toàn bộ tổ chức, áp dụng kỹ thuật số vào tất cả các bước trong mô hình hoạt động của tổ chức”.

2.3. “Cơ sở dữ liệu công chứng” và “Cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc”

Về mặt lý thuyết, để thực hiện công chứng điện tử, cần thực hiện hoạt động số hóa dữ liệu để tạo ra văn bản điện tử, sau đó công chứng viên sử dụng chữ ký số chứng nhận vào văn bản điện tử đó để tạo thành văn bản công chứng điện tử. Đây là cách hiểu thô sơ nhất về công chứng điện tử. Trong trường hợp này, công chứng viên vẫn thực hiện mọi quy trình công chứng truyền thống và chỉ thay đổi một chút ở giai đoạn chứng nhận đã có thể cho ra kết quả là văn bản công chứng điện tử. Nếu theo cách hiểu này, việc xây dựng cơ sở dữ liệu không phải là điều kiện bắt buộc khi thực hiện hoạt động công chứng điện tử. Tuy nhiên, trên thực tế, việc áp dụng công chứng điện tử không chỉ hướng tới việc tạo ra văn bản công chứng điện tử mà hướng tới những mục tiêu quan trọng hơn, to lớn hơn mà việc tạo ra văn bản công chứng điện tử là một điều kiện bắt buộc để đạt được những mục tiêu đó.

Văn bản, dữ liệu điện tử cho phép lưu trữ, gửi, nhận, khai thác, tập hợp, thống kê, báo cáo và thực hiện nhiều tác vụ khác một cách nhanh chóng, thuận tiện, tạo ra hiệu quả mang tính chất đột phá, nó là tiền đề cho việc áp dụng hàng loạt công nghệ mới để giải quyết các nhiệm vụ khó khăn mà trước đây không thể thực hiện được hoặc tốn rất nhiều công sức, thời gian, chi phí. Đây là lý do chính và mục tiêu chính khiến người ta phải tiến hành chuyển đổi số. Và để có thể thực hiện mọi tác vụ đối với dữ liệu điện tử thì bắt buộc phải có nơi lưu trữ, nơi để chúng ta tiến hành xử lý các dữ liệu điện tử, đó chính là các cơ sở dữ liệu.

Trên website của tập đoàn thương mại điện tử hàng đầu thế giới Amazon (amazon.com) định nghĩa: “Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập dữ liệu có hệ thống, được lưu trữ bằng điện tử. Nó có thể chứa bất kỳ loại dữ liệu nào, bao gồm từ, số, hình ảnh, video và tệp. Bạn có thể sử dụng phần mềm được gọi là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) để lưu trữ, truy xuất và chỉnh sửa dữ liệu. Trong các hệ thống máy tính, cơ sở dữ liệu từ cũng có thể tham khảo bất kỳ DBMS, đến hệ thống cơ sở dữ liệu, hoặc một ứng dụng liên kết với cơ sở dữ liệu”.

Như vậy, cơ sở dữ liệu công chứng là tập hợp các dữ liệu công chứng được sắp xếp, tổ chức để truy cập, chỉnh sửa và truy xuất thông qua phương tiện điện tử. 

Tại Việt Nam, Luật Công chứng lần đầu tiên quy định về cơ sở dữ liệu công chứng ở Điều 62: “Cơ sở dữ liệu công chứng bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng”. Có thể nói, quy định này tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc xây dựng các cơ sở dữ liệu liên quan và hỗ trợ hoạt động công chứng. Tính đến tháng 9 năm 2022, theo báo cáo, có khoảng 50 cơ sở dữ liệu công chứng đã được xây dựng và đưa vào khai thác tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, các vấn đề thực tiễn cho thấy cần có những thay đổi về cách tiếp cận đối với cơ sở dữ liệu công chứng để đáp ứng các yêu cầu về chuyển đổi số công chứng và triển khai dịch vụ công chứng điện tử.

Những tồn tại, bất cập cũng đã được nêu ra trong các báo cáo kết quả thực thi Luật Công chứng 2014 và nội dung Tờ trình dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi): “Việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong hoạt động công chứng tuy đã được thực hiện nhưng mới chỉ là bước đầu, chưa tương xứng với sự phát triển các nhu cầu giao dịch dân sự, kinh tế và sự chuyển đổi số mạnh mẽ trong các lĩnh vực liên quan. Đến nay, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vẫn còn gặp khó khăn, vướng mắc; chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất trong cả nước; việc kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu liên quan chưa được thực hiện”.

Có thể nhìn ra một số vấn đề cụ thể như sau:

Thứ nhất, phạm vi cơ sở dữ liệu chỉ giới hạn ở cấp tỉnh, thành phố, việc đầu tư xây dựng cơ sở dữ liệu do các địa phương tiến hành trên cơ sở nhu cầu, khả năng tài chính và giải pháp cụ thể phù hợp với địa phương. Các cơ sở dữ liệu này không có chuẩn mực thống nhất về nội dung, quy mô, giải pháp công nghệ, do vậy việc kết nối các cơ sở dữ liệu này trên phạm vi toàn quốc là không khả thi, khó tạo được sự thống nhất.

Thứ hai, nội dung cơ sở dữ liệu công chứng chỉ giới hạn ở “thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn” chứ không phải là dữ liệu về văn bản công chứng và hồ sơ công chứng. Những dữ liệu này để tham khảo, hỗ trợ cho hoạt động công chứng chứ không phải là dữ liệu công chứng đúng nghĩa, do vậy, việc xác định giá trị pháp lý của cơ sở dữ liệu công chứng là chưa có đủ cơ sở.

Thứ ba, các cơ sở dữ liệu này được xây dựng trên nền tảng công nghệ đã cũ, độ bảo mật chưa cao, chưa sẵn sàng để đáp ứng, kết nối với hệ thống lớn, phạm vi rộng, chưa được thiết kế với mục đích sử dụng cho hoạt động công chứng điện tử.

Vì vậy, đối với cơ sở dữ liệu công chứng, tại dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) các quy định đã có sự thay đổi quan trọng:

Một là xác định rõ phạm vi của cơ sở dữ liệu là toàn quốc để bảo đảm tính thống nhất và mở rộng phạm vi phục vụ các hoạt động tác nghiệp của công chứng viên cũng như phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý nhà nước.

Hai là xác định rõ nội dung của cơ sở dữ liệu công chứng là văn bản công chứng, hồ sơ công chứng, dữ liệu ngăn chặn và cảnh báo rủi ro đối với với tài sản, nhân thân của người yêu cầu công chứng.

Ba là xác định rõ giá trị pháp lý của từng loại dữ liệu được lưu tại cơ sở dữ liệu công chứng.

Bốn là quy định nguyên tắc về việc khai thác, chia sẻ dữ liệu, tạo cơ sở pháp lý cho việc kết nối, liên thông dữ liệu và nâng cao tính bảo mật của dữ liệu.

Năm là xác định rõ mục đích, phạm vi của cơ sở dữ liệu, trong đó hướng tới việc chuyển đổi số, thực hiện toàn bộ hoạt động công chứng trên môi trường điện tử, tích hợp và phục vụ cho hoạt động công chứng điện tử.

Khi cơ sở dữ liệu công chứng được xác định phạm vi là toàn quốc, một vấn đề quan trọng được đặt ra về quy mô của cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu công chứng có phải là cơ sở dữ liệu quốc gia hay cơ sở dữ liệu ngành. Vấn đề này liên quan đến việc ai sẽ đầu tư, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu. Qua đối chiếu với điều kiện và tiêu chuẩn cơ sở dữ liệu theo quy định tại Điều 58, 59 Luật Công nghệ thông tin 2006, Điều 11, 12 Nghị định 47/2020/NĐ-CP và khoản 6 Điều 3 Luật Căn cước công dân 2014 thì có thể nhận thấy rằng, cơ sở dữ liệu công chứng thỏa mãn các điều kiện của cơ sở dữ liệu ngành hơn là cơ sỡ dữ liệu quốc gia. Vì lý do đó, trong dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi), cơ sở dữ liệu công chứng được gọi là “cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc.” Xác định rõ ràng về quy mô cơ sở dữ liệu công chứng là vấn đề quan trọng, nâng cao tính khả thi của việc xây dựng cơ sở dữ liệu.

2.4. Hệ thống thông tin công chứng

Một trong những vấn đề quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số là xây dựng hệ thống thông tin. Bản chất của hoạt động công chứng, nhìn dưới góc độ quản trị thì đó là một quá trình xử lý thông tin từ khi tiếp nhận đến khi hoàn thành, từ khi bắt đầu đến khi có kết quả đầu ra. Vì vậy, việc định hình hệ thống thông tin công chứng là rất quan trọng, tạo cơ sở pháp lý cho việc đầu tư, xây dựng, khai thác hạ tầng trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ hoạt động công chứng.

Quy định về hệ thống thông tin chuyên ngành đã xuất hiện ở một số luật quan trọng như Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Doanh nghiệp,… và tạo nên sự thống nhất, khoa học trong nội dung các luật đó, đặc biệt, khi nhu cầu đồng bộ dữ liệu, liên thông khai thác thông tin được đặt ra như một vấn đề bắt buộc trong công cuộc chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử.

Hệ thống thông tin công chứng được quy định tại dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi) gồm có các thành phần cơ bản sau:

– Cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc.

– Các cơ sở dữ liệu hỗ trợ hoạt động công chứng: Bao gồm các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở do các địa phương, các Hội Công chứng viên, Tổ chức hành nghề công chứng hoặc các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân,… đầu tư, xây dựng, nhằm cung cấp các thông tin có giá trị tham khảo cho hoạt động công chứng. Các cơ sở dữ liệu này không chứa đựng các văn bản công chứng, hồ sơ công chứng như một nguồn dữ liệu chính thức có giá trị pháp lý như cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc.

– Các phần mềm phục vụ hoạt động công chứng: Bao gồm nhưng không giới hạn ở các phần mềm phục vụ tác nghiệp của công chứng viên như phần mềm công chứng điện tử, phần mềm phục vụ việc soạn thảo, gửi, nhận dữ liệu, quản lý quy trình công việc, quản lý khách hàng, thống kê, báo cáo, quản trị hệ thống,…

– Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin công chứng: Bao gồm hạ tầng về đường truyền, trang thiết bị phần cứng, phục vụ cho việc vận hành hệ thống thông tin công chứng.

3. Một số kiến nghị cụ thể liên quan đến nội dung dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi)

3.1. Đề nghị lược bỏ phần giải thích từ ngữ “công chứng điện tử” tại khoản 1 Điều 2 và chuyển xuống quy định tại Mục 3 về công chứng điện tử.

Lý do là quy định này dễ gây hiểu lầm rằng có 2 định nghĩa về công chứng khác nhau là “công chứng” và “công chứng điện tử”. Thực tế chỉ có một định nghĩa về công chứng còn “công chứng điện tử” là một phương thức công chứng được thực hiện trên môi trường điện tử và tạo ra văn bản điện tử.

3.2. Đề nghị lược bỏ khoản 7 Điều 2, giải thích từ ngữ về “hệ thống thông tin công chứng”. 

Lý do là quy định này là không cần thiết, vì nội dung của hệ thống thông tin công chứng đã được quy định rõ tại Điều 64. Giải nghĩa từ ngữ này không làm rõ nghĩa hơn mà có thể tạo ra trùng lặp, mâu thuẫn. Việc lược bỏ nội dung này không làm ảnh hưởng đến cách hiểu và thực hiện nội dung này trong Luật.

3.3. Quy định rõ hơn khoản 8 Điều 2 về “Cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc”.

Lý do là quy định hiện nay chưa khẳng định các dữ liệu này là dữ liệu điện tử.

3.4. Quy định chi tiết hơn nội dung tại khoản 1 Điều 5 “Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên ký bằng chữ ký số và có xác nhận của cơ sở dữ liệu công chứng toàn quốc”.

Lý do là cần nêu rõ việc “xác nhận” ở đây là xác nhận thời điểm có hiệu lực của giao dịch.

3.5. Sửa cụm từ “trước mặt công chứng viên” tại khoản 7 Điều 41 thành “trước sự chứng kiến” và quy định loại trừ áp dụng đối với trường hợp đã đăng ký mẫu dấu, chữ ký.

Lý do là công chứng viên chứng kiến giao dịch có thể chứng kiến trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua phương tiện điện tử (nếu áp dụng công chứng điện tử) hoặc những trường hợp đã đăng ký mẫu dấu, chữ ký thì không ký trước mặt công chứng viên.

Ngoài ra, nghĩa của từ “trước mặt” không đồng nghĩa với “chứng kiến”, mà điều cần ở đây là công chứng viên phải “chứng kiến”.

3.6. Điều chỉnh 2 nội dung tại khoản 1 Điều 47.

Nội dung thứ nhất, thay đổi từ “ký trước mặt” thành “ký trước sự chứng kiến”; (tương tự tại Khoản 1 Điều 49).

Nội dung thứ hai, về việc đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng có thể không áp dụng khi thực hiện công chứng điện tử, do vậy cần nghiên cứu quy định loại trừ việc đóng dấu trong trường hợp áp dụng công chứng điện tử.

Lý do là để phù hợp với quy trình công chứng điện tử.

3.7. Sửa lại khoản 2 Điều 50, loại trừ trường hợp công chứng điện tử thì không có việc đóng dấu giáp lai.

Lý do nhằm phù hợp với quy trình công chứng điện tử.

3.8. Nghiên cứu quy định lại khoản 3 Điều 51 về sửa lỗi kỹ thuật để phù hợp với quy trình công chứng điện tử.

Thậm chí cách sửa lỗi kỹ thuật này hiện nay cũng tỏ ra bất cập nếu nội dung sửa lỗi dài. Nên quy định theo hướng cho phép tạo trang đính chính sửa lỗi kỹ thuật. Ngoài ra, nên quy định rõ phương thức thông báo.

Lý do  để phù hợp với quy trình công chứng điện tử và tránh nhiều cách hiểu khác nhau về nghĩa vụ thông báo sửa lỗi kỹ thuật của công chứng viên.

3.9. Chỉnh lại nội dung khoản 1 Điều 66 theo hướng nêu rõ các loại bản sao giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp là giấy tờ liên quan đến yêu cầu công chứng.

Lý do để cho rõ ràng, chính xác hơn.

4. Kiến nghị rà soát và thống nhất quy trình công chứng trực tuyến

Hiện nay, quy định về quy trình công chứng trực tuyến chưa thực sự rõ ràng. Cách thức quy định tại khoản 2 Điều 62 là sử dụng một công chứng viên, thông qua phương tiện trực tuyến để có thể công chứng từ xa mà không cần gặp gỡ trực tiếp người yêu cầu công chứng. Phương án này tương đồng với quy trình công chứng từ xa mà một số nước đang áp dụng như Đức, Uzbekistan, Nhật, Pháp đang áp dụng. Tuy nhiên, quy trình này có hạn chế là việc đối soát giấy tờ chứng minh gặp khó khăn do mức độ đồng bộ và đối soát dữ liệu tại Việt Nam còn thấp. Các nước theo mô hình công chứng Latin cũng chỉ sử dụng giải pháp này cho các giao dịch ủy quyền, chứng nhận các giao dịch thành lập doanh nghiệp hoặc khách hàng tin cẩn chứ không thể áp dụng rộng rãi.

Qua rà soát và học hỏi từ mô hình công chứng cộng hòa Pháp, Uzbekistan, Cộng hòa Liên bang Nga, các chuyên gia đều khuyến nghị sử dụng mô hình công chứng trực tuyến với 2 công chứng viên ở 2 đầu cầu. Phương án này bảo đảm tính xác thực giống như các phương thức công chứng trực tiếp, theo đó mỗi người yêu cầu công chứng sẽ trực tiếp xuất hiện trước một công chứng viên để tiến hành công chứng. Quy trình này cho phép thực hiện công chứng hầu như toàn bộ các loại giao dịch mà không có bất cứ sự hạn chế nào. Do vậy, đề nghị Ban Soạn thảo cân nhắc quy định thêm quy trình công chứng với 2 công chứng viên (cả đối với quy trình trực tiếp và trực tuyến) để tạo điều kiện phục vụ người dân tốt hơn, tiện lợi hơn mà vẫn bảo đảm an toàn cho giao dịch.

Để triển khai quy trình công chứng điện tử, cần nghiên cứu quy định về địa hạt công chứng theo hướng dần mở rộng hoặc bãi bỏ. Qua tìm hiểu thì các nước Pháp, Đức, Uzbekistan đều không áp dụng địa hạt công chứng. Ngoài ra, chế định về thừa phát lại của Việt Nam cũng đã chính thức bãi bỏ quy định về địa hạt. Quy định về địa hạt hiện nay đang dần trở nên không phù hợp và đang trở thành rào cản cho sự phát triển của dịch vụ công khi hạ tầng công nghệ số đã có thể giúp xóa bỏ các trở ngại về địa lý.

[1] Tờ trình dự án Luật Công chứng (sửa đổi), tr. 15.

[2] Nguyễn Thị Vinh Hương, “Một số vấn đề pháp lý về công chứng điện tử”, Tạo chí Công thương, tháng 08/2023. Link truy cập bài viết: https://tapchicongthuong.vn/bai-viet/mot-so-van-de-phap-ly-ve-cong-chung-dien-tu-108250.htm, ngày truy cập 20/8/2023.

[3] Electronic notarial acts and paperless processes: technical and legal issues (THEME II CONCLUSIONS)  International Union of Notaries 28th International Congress of Notaries – Paris, France, 19-22 October 2016. https://www.uinl.org/documents/20181/44832/Paris+2016-Th%C3%A8me+2-Conclusions+EN+%28def%29/c634260e-6911-4573-a0c8-dde3bef1ae3f.

[4] Phát biểu của ông Richard Bock, Công chứng viên đặc trách đối ngoại thuộc Phòng Công chứng Liên bang Đức (BNotK) tại Hội thảo “Chia sẻ kinh nghiệm quốc tế về công chứng” tổ chức ngày ngày 31/5/2023 tại Hà Nội – trong khuôn khổ Dự án “Tăng cường năng lực xây dựng pháp luật của Văn phòng Chính phủ giai đoạn 2020-2023”, do Bộ Hợp tác Kinh tế và Phát triển Liên bang Đức (BMZ) hỗ trợ,  Văn phòng Chính phủ phối hợp với Bộ Tư pháp, Tổ chức Hợp tác Quốc tế Đức GIZ tổ chức.

[5] Phát biểu của ông Jean Deleage, Công chứng viên đặc trách khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng công chứng tối cao Cộng hòa Pháp tại Hội thảo “Chia sẻ kinh nghiệm quốc tế về công chứng của Việt Nam và Cộng hòa Pháp”, do Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, Hội đồng Công chứng tối cao Pháp và Trường Đại học Luật Hà Nội phối hợp tổ chức tại Trường Đại học Luật Hà Nội ngày 10/9/2023.

[6] Chia sẻ của ông Dilshod Ashurov, Chủ tịch Phòng Công chứng Cộng hòa Uzbekistan tại Hội thảo trực tuyến “Chia sẻ kinh nghiệm về xây dựng và vận hành hệ thống công chứng điện tử” do Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và Phòng công chứng Cộng hòa Uzbekistan tổ chức ngày 25/9/2023.

[7] https://en.wikipedia.org/w/index.php?search=digital+notarization%5C&title=Special%3ASearch&ns0=1.

[8] https://thuvienso.quochoi.vn/handle/11742/63390.

[9] https://mic.gov.vn/Pages/TinTuc/141749/Lam-cach-nao-de-xac-minh-chu-ky-dien-tu–chu-ky-so.html.

[10] https://digital.fpt.com/tu-van/so-hoa-va-chuyen-doi-so.html.

[11]https://aws.amazon.com/vi/what-is/database/#:~:text=C%C6%A1%20s%E1%BB%9F%20d%E1%BB%AF%20li%E1%BB%87u%20l%C3%A0%20m%E1%BB%99t%20b%E1%BB%99%20s%C6%B0u%20t%E1%BA%ADp%20d%E1%BB%AF,v%C3%A0%20ch%E1%BB%89nh%20s%E1%BB%ADa%20d%E1%BB%AF%20li%E1%BB%87u.

[12] Báo cáo tổng kết thi hành Luật Công chứng số 197/BC-BTP ngày 09/8/2022 của Bộ Tư pháp, tr. 5.

[13]  Tờ trình dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi), tr. 2,3.

Thạc sĩ ĐÀO DUY AN

Công chứng viên, Tổng Thư ký Hiệp hội công chứng viên Việt Nam