Hiệp hội công chứng viên Việt Nam là tổ chức xã hội – nghề nghiệp toàn quốc của các công chứng viên Việt Nam và Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; đại diện, tập hợp, đoàn kết, hỗ trợ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các hội viên; xây dựng, ban hành và duy trì các chuẩn mực đạo đức hành nghề công chứng; thực hiện chế độ tự quản của công chứng viên theo quy định của Hiến pháp, pháp luật và Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam.

Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam quy định về tổ chức, hoạt động của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quyền, nghĩa vụ của hội viên; quan hệ của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam với hội viên, với cơ quan, tổ chức có liên quan trong và ngoài nước.

Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam được áp dụng thống nhất đối với Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Tôn chỉ, mục đích của Hiệp hội công chứng viên Việt Nam

Hiệp hội công chứng viên Việt Nam (sau đây viết tắt là Hiệp hội) đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các công chứng viên, Hội công chứng viên các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây viết tắt là Hội công chứng viên) là hội viên của Hiệp hội trong phạm vi cả nước; thực hiện chế độ tự quản nhằm xây dựng các giá trị, chuẩn mực của công chứng viên Việt Nam; phát triển đội ngũ công chứng viên có phẩm chất đạo đức tốt, trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng nhu cầu của xã hội và phục vụ yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, ổn định và phát triển kinh tế – xã hội.

Điều 2. Địa vị pháp lý của Hiệp hội

1. Hiệp hội là tổ chức xã hội – nghề nghiệp thống nhất toàn quốc của các công chứng viên Việt Nam, Hội công chứng viên trong phạm vi toàn quốc; có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng.

2. Tên giao dịch quốc tế của Hiệp hội bằng tiếng Anh là Vietnam Notary Association (viết tắt là VNA).

3. Trụ sở của Hiệp hội được đặt tại Hà Nội – Thủ đô nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

4. Biểu trưng của Hiệp hội được cấu trúc gồm hình tròn nền trắng với các chi tiết thiết kế bằng gam màu xanh đậm và màu vàng; biểu trưng hình tròn được viền phía trên bởi dòng chữ “HIỆP HỘI CÔNG CHỨNG VIÊN VIỆT NAM” và phía dưới là hai bông lúa cùng dòng chữ “XÁC THỰC Ý CHÍ – TẠO LẬP NIỀM TIN”; chính giữa là hình ảnh ngòi bút cách điệu từ hai đầu Chim Lạc vươn cao đối vào nhau biểu trưng cho hoạt động nghề nghiệp của các công chứng viên cùng cánh chim trải rộng biểu trưng cho niềm tin về sự phát triển của hoạt động công chứng tại Việt Nam trong tương lai. Mẫu Biểu trưng được quy định tại Phụ lục kèm theo Điều lệ này.

Điều 3. Nguyên tắc tổ chức và hoạt động của Hiệp hội

Hiệp hội được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự quản, công khai, minh bạch, phi lợi nhuận, tự chịu trách nhiệm về kinh phí hoạt động phù hợp với quy định của pháp luật; tuân thủ Hiến pháp, pháp luật và Điều lệ này; chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Điều 4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Hiệp hội

1. Đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của hội viên theo quy định của Điều lệ Hiệp hội và theo quy định của pháp luật.

2. Kết nạp, khai trừ hội viên; khen thưởng, kỷ luật hội viên; giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của Điều lệ này.

3. Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; giám sát hội viên trong việc tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và quy định của pháp luật về công chứng.

4. Phối hợp với các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tư pháp, các Sở Tư pháp trong việc đào tạo, bồi dưỡng, tập sự hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật; tham gia xây dựng, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật.

5. Thành lập Quỹ bồi thường thiệt hại trong phạm vi tổ chức mình để hỗ trợ việc bồi thường thiệt hại do lỗi của hội viên là công chứng viên khi hành nghề công chứng; quản lý Quỹ bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

6. Thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế về công chứng theo quy định của pháp luật.

7. Kiểm tra việc thực hiện Điều lệ này; đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi, hủy bỏ Nghị quyết, Quyết định, Quy định của Hội công chứng viên trái với Điều lệ này; kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền đình chỉ thi hành và yêu cầu sửa đổi, hủy bỏ nghị quyết, quyết định, quy định của Hội công chứng viên trái với quy định của pháp luật.

8. Báo cáo Bộ Tư pháp về Đề án tổ chức Đại hội nhiệm kỳ, phương án nhân sự, kết quả Đại hội nhiệm kỳ; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc báo cáo khác theo yêu cầu của Bộ Tư pháp.

9. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

Chương II
CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HIỆP HỘI

Điều 5. Các cơ quan của Hiệp hội

1. Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hiệp hội.

2. Hội đồng công chứng viên toàn quốc là cơ quan lãnh đạo của Hiệp hội giữa hai kỳ Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc.

3. Ban Thường vụ Hiệp hội là cơ quan điều hành của Hiệp hội giữa hai kỳ họp của Hội đồng công chứng viên toàn quốc.

4. Văn phòng Hiệp hội, các cơ quan giúp việc của Hội đồng công chứng viên toàn quốc.

Điều 6. Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc

1. Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc do Hội đồng công chứng viên toàn quốc triệu tập theo nhiệm kỳ 05 (năm) năm một lần. Quá thời hạn 06 (sáu) tháng kể từ ngày đến hạn tổ chức Đại hội nhiệm kỳ mà Hội đồng công chứng viên toàn quốc không triệu tập Đại hội thì Ban Thường vụ Hiệp hội có trách nhiệm báo cáo cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc có thể được triệu tập bất thường theo quyết định của Hội đồng công chứng viên toàn quốc hoặc theo yêu cầu của ít nhất 2/3 (hai phần ba) tổng số Ủy viên Hội đồng công chứng viên toàn quốc hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp phải sửa đổi, bổ sung Điều lệ Hiệp hội, bầu bổ sung Ủy viên Hội đồng công chứng viên toàn quốc khi khuyết ít nhất 1/3 (một phần ba) số lượng Ủy viên Hội đồng công chứng viên toàn quốc hoặc quyết định những vấn đề quan trọng khác thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc.

2. Đại biểu tham dự Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc gồm:

a) Đại biểu đương nhiên là Ủy viên Hội đồng công chứng viên toàn quốc đương nhiệm và các Ủy viên Hội đồng công chứng viên toàn quốc đã miễn nhiệm do không tái cử Chủ tịch Hội công chứng viên tại Đại hội nhiệm kỳ của Hội công chứng viên trước Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc;

b) Đại biểu được Đại hội nhiệm kỳ hoặc bất thường của các Hội công chứng viên bầu với số lượng theo sự phân bổ của Ban Thường vụ Hiệp hội;

c) Đại biểu do Ban Thường vụ Hiệp hội chỉ định, nhưng không quá 2% (hai phần trăm) số lượng đại biểu tham dự Đại hội.

3. Đại biểu tham dự Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc phải là công chứng viên đang hành nghề, là hội viên của Hội công chứng viên nơi đã bầu đại biểu đó, có phẩm chất đạo đức tốt, gương mẫu chấp hành quy định của pháp luật, Điều lệ Hiệp hội, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, có tinh thần trách nhiệm và khả năng đóng góp cho hoạt động của Hiệp hội; không phải là người đang bị xem xét kỷ luật hoặc người đã bị xử lý kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên trong nhiệm kỳ; không phải là người thuộc trường hợp bị miễn nhiệm công chứng viên, đang bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng.

Công chứng viên được các Hội công chứng viên bầu vào danh sách đại biểu tham dự Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc không được xem xét chuyển Hội, rút tên khỏi danh sách hội viên cho đến khi Đại hội tổ chức xong.

4. Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc hợp lệ nếu có ít nhất 2/3 (hai phần ba) số đại biểu được triệu tập tham dự. Trong trường hợp không đủ 2/3 (hai phần ba) số đại biểu được triệu tập tham dự thì trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày triệu tập lần thứ nhất phải triệu tập Đại hội lần thứ hai. Đại hội triệu tập lần thứ hai hợp lệ khi có trên 1/2 (một phần hai) số đại biểu được triệu tập tham dự.

Trong thời gian tiến hành Đại hội, nếu có một hoặc một số đại biểu không tiếp tục tham dự Đại hội mà không có lý do chính đáng thì việc tiến hành Đại hội vẫn được coi là hợp lệ theo số lượng đại biểu có mặt còn lại. Những đại biểu tự ý không tiếp tục tham dự Đại hội trong quá trình tiến hành Đại hội sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật theo quy định của Hiệp hội.

5. Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Thảo luận và thông qua báo cáo của Hội đồng công chứng viên toàn quốc về kết quả thực hiện Nghị quyết nhiệm kỳ trước, phương hướng hoạt động của Hiệp hội nhiệm kỳ tiếp theo;

b) Thông qua việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ Hiệp hội (nếu có);

c) Quyết định số lượng và bầu Ủy viên Hội đồng công chứng viên toàn quốc;

d) Thảo luận và quyết định các vấn đề quan trọng khác theo đề nghị của Hội đồng công chứng viên toàn quốc hoặc của Ban Thường vụ Hiệp hội.

6. Nghị quyết Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc được thông qua khi được trên 1/2 (một phần hai) số đại biểu có mặt tại Đại hội biểu quyết tán thành.

Điều 7. Hội đồng công chứng viên toàn quốc

1. Hội đồng công chứng viên toàn quốc (sau đây viết tắt là Hội đồng) do Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc bầu, có nhiệm kỳ 05 (năm) năm theo nhiệm kỳ của Đại hội. Nhiệm kỳ của Hội đồng kết thúc tại thời điểm Đại hội Đại biểu công chứng viên toàn quốc bầu ra Hội đồng nhiệm kỳ mới.

Thành phần Hội đồng gồm:

a) Uỷ viên đương nhiên là Chủ tịch đương nhiệm của các Hội công chứng viên;

b) Uỷ viên do Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc bầu. Số lượng Uỷ viên do Đại hội bầu không quá 1/3 (một phần ba) số lượng Uỷ viên đương nhiên của Hội đồng.

2. Ủy viên Hội đồng phải là công chứng viên đang hành nghề, có đủ các tiêu chuẩn sau đây:

a) Trung thành với Tổ quốc, tuân thủ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

b) Có phẩm chất đạo đức tốt, gương mẫu chấp hành chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, Điều lệ Hiệp hội; tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng;

c) Có điều kiện về thời gian, năng lực và sẵn sàng đóng góp cho hoạt động của Hiệp hội; có trình độ chuyên môn, năng lực xử lý công việc, đưa ra quyết định; có uy tín và tinh thần trách nhiệm, khả năng đóng góp vào những quyết định của Hội đồng;

d) Đã được cơ quan có thẩm quyền cho ý kiến nhất trí.

3. Các trường hợp sau đây thì không được ứng cử Ủy viên Hội đồng:

a) Thuộc trường hợp bị miễn nhiệm công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng;

b) Đang bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

c) Đã bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng mà chưa hết thời hạn được coi là chưa bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật;

d) Đang bị xem xét kỷ luật hoặc đã bị xử lý kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên trong nhiệm kỳ.

4. Việc bầu Ủy viên Hội đồng được thực hiện bằng hình thức bỏ phiếu kín. Công chứng viên trúng cử Ủy viên Hội đồng phải đạt trên 1/2 (một phần hai) số phiếu đồng ý trên tổng số phiếu bầu hợp lệ. Trong trường hợp số người đạt được số phiếu bầu trên 1/2 (một phần hai) tổng số phiếu bầu hợp lệ nhiều hơn so với số Ủy viên cần bầu thì người có số phiếu cao hơn là người trúng cử; nếu có số phiếu bằng nhau thì người có thâm niên hành nghề công chứng cao hơn sẽ là người trúng cử.

5. Hội đồng có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; quyết định biểu trưng của Hiệp hội;

b) Quyết định chủ trương, biện pháp nhằm thực hiện nghị quyết và các quyết định của Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc;

c) Thông qua báo cáo công tác, báo cáo tài chính và chương trình hoạt động hằng năm của Hiệp hội;

d) Quyết định số lượng và bầu Ủy viên Ban Thường vụ Hiệp hội, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký; khiển trách, tạm đình chỉ tư cách Ủy viên Hội đồng; miễn nhiệm, bãi nhiệm Ủy viên Ban Thường vụ Hiệp hội, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký, Ủy viên Hội đồng;

đ) Quyết định việc triệu tập Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc nhiệm kỳ hoặc bất thường; cho ý kiến về văn kiện, nhân sự và các nội dung khác mà Ban Thường vụ Hiệp hội trình Hội đồng để chuẩn bị cho Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc;

e) Quy định thủ tục gia nhập, rút tên khỏi danh sách hội viên Hội công chứng viên, chuyển Hội công chứng viên và khai trừ tư cách hội viên của công chứng viên, xử lý kỷ luật đối với hội viên là công chứng viên;

g) Quy định phí gia nhập, phí hội viên và tỷ lệ trích nộp phí hội viên về Hiệp hội;

h) Quyết định việc thành lập Quỹ bồi thường thiệt hại và việc quản lý Quỹ bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật;

i) Quyết định thành lập các đơn vị trực thuộc Hiệp hội quy định tại Điều 13 Điều lệ này;

k) Ban hành quy chế tài chính, quy chế đối ngoại và hợp tác quốc tế và các quy chế khác nhằm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Hiệp hội;

l) Trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, phê duyệt Điều lệ Hiệp hội sau khi đã được Đại hội thông qua theo quy định của pháp luật;

m) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

6. Hội đồng họp thường kỳ ít nhất 01 (một) lần trong một năm theo triệu tập của Ban Thường vụ Hiệp hội. Ban Thường vụ Hiệp hội có thể triệu tập Hội đồng họp bất thường để quyết định những nội dung thuộc thẩm quyền của Hội đồng khi có ít nhất 2/3 (hai phần ba) số Ủy viên Ban Thường vụ hoặc 1/3 (một phần ba) số Ủy viên Hội đồng yêu cầu.

Các cuộc họp của Hội đồng hợp lệ khi có ít nhất 2/3 (hai phần ba) số Ủy viên Hội đồng tham gia; trường hợp không đủ 2/3 (hai phần ba) số Ủy viên Hội đồng tham dự thì tiếp tục triệu tập cho đến khi có đủ 2/3 (hai phần ba) số Ủy viên Hội đồng tham gia.

Các cuộc họp của Hội đồng có thể được tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến; cuộc họp để bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký Hiệp hội phải được tổ chức bằng hình thức trực tiếp.

Trong trường hợp Hội công chứng viên khuyết Chủ tịch thì Phó Chủ tịch phụ trách được mời tham dự các cuộc họp của Hội đồng nhưng không được quyền biểu quyết.

7. Hội đồng làm việc theo nguyên tắc tập thể. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng phải được trên 1/2 (một phần hai) số Ủy viên Hội đồng có mặt tại cuộc họp biểu quyết tán thành.

Hội đồng có thể thông qua nghị quyết, quyết định bằng hình thức lấy ý kiến của các Ủy viên Hội đồng bằng văn bản hoặc biểu quyết trực tuyến. Việc biểu quyết trực tuyến phải được thực hiện bằng các hình thức trực tuyến phù hợp và phải được ít nhất 2/3 (hai phần ba) số Ủy viên Hội đồng tham dự cuộc họp tán thành. Trong trường hợp này, Nghị quyết, quyết định của Hội đồng được thông qua khi có trên 1/2 (một phần hai) số Ủy viên Hội đồng tán thành.

8. Ủy viên Hội đồng có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

a) Tham gia đầy đủ các phiên họp của Hội đồng, trường hợp vắng mặt phải có lý do chính đáng và có văn bản báo cáo Chủ tịch Hiệp hội xem xét, quyết định;

b) Tham gia thảo luận những vấn đề trong chương trình nghị sự của phiên họp Hội đồng, biểu quyết thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng;

c) Gương mẫu chấp hành và thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng; phổ biến, thuyết phục công chứng viên thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng;

d) Hoàn thành chức trách, nhiệm vụ do Hội đồng, Ban Thường vụ Hiệp hội phân công;

đ) Nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Điều lệ này.

9. Ủy viên Hội đồng không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ nhiệm vụ, quyền hạn của mình thì tùy theo tính chất, mức độ có thể bị tạm đình chỉ tư cách Ủy viên Hội đồng, bị bãi nhiệm theo quy định tại khoản 2 Điều 11 hoặc bị xử lý kỷ luật theo Điều lệ này.

10. Trường hợp Ủy viên Hội đồng là Ủy viên đương nhiên mà không còn là Chủ tịch Hội công chứng viên thì đương nhiên bị miễn nhiệm theo quy định của Điều lệ này; Hội đồng phê chuẩn bổ sung Ủy viên đương nhiên mới theo đề nghị của Ban Chấp hành Hội công chứng viên. Trong trường hợp Ủy viên Hội đồng là Ủy viên được Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc bầu mà bị miễn nhiệm, bãi nhiệm thì việc bầu Ủy viên thay thế Ủy viên đó do Đại hội quyết định.

Điều 8. Ban Thường vụ Hiệp hội

1. Ban Thường vụ Hiệp hội (sau đây viết tắt là Ban Thường vụ) do Hội đồng bầu ra trong số Ủy viên Hội đồng. Ban Thường vụ gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Tổng thư ký và các Ủy viên.

2. Ủy viên Ban Thường vụ phải đáp ứng đủ các tiêu chuẩn áp dụng cho Ủy viên Hội đồng, đồng thời phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau đây:

a) Có tâm huyết với sự nghiệp phát triển nghề công chứng Việt Nam;

b) Có bề dày kinh nghiệm nghề nghiệp và hoạt động thực tiễn; có năng lực tổ chức, điều hành và quản lý trong lĩnh vực công chứng;

c) Am hiểu pháp luật, công tác tư pháp liên quan đến hoạt động công chứng;

d) Có thời gian và các điều kiện khác tham gia thường xuyên vào công việc của Hiệp hội;

đ) Có uy tín, khả năng thu hút, quy tụ các công chứng viên tham gia các hoạt động chung của Hiệp hội;

e) Đã được cơ quan có thẩm quyền cho ý kiến nhất trí.

3. Thể thức bầu Ban Thường vụ được áp dụng theo quy định tại khoản 4 Điều 7 của Điều lệ này.

Ủy viên Ban Thường vụ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn từ khi được Hội đồng bầu cho đến khi kết thúc nhiệm kỳ của Hội đồng, trừ trường hợp bị miễn nhiệm, bãi nhiệm theo quy định của Điều lệ này.

4. Ban Thường vụ có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Quyết định việc thành lập, cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Hiệp hội và các cơ quan giúp việc của Hiệp hội được quy định tại Điều lệ này;

b) Hướng dẫn việc thực hiện Điều lệ Hiệp hội; kiểm tra, giám sát hội viên trong việc tuân thủ pháp luật, Điều lệ Hiệp hội, nghị quyết, quyết định của Hội đồng, Ban Thường vụ; đình chỉ thi hành, yêu cầu sửa đổi một phần hoặc hủy bỏ Nghị quyết, Quyết định của Hội công chứng viên trái với Điều lệ Hiệp hội, Nghị quyết, Quyết định của Hiệp hội;

c) Giám sát việc tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và tuân thủ Điều lệ này;

d) Quyết định nội dung và triệu tập cuộc họp của Hội đồng; quyết định những vấn đề cần thiết giữa các kỳ họp của Hội đồng; quyết định kế hoạch công tác cụ thể của Hiệp hội theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng; phân công công tác các thành viên Ban Thường vụ, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch;

đ) Xây dựng và báo cáo Bộ Tư pháp về Kế hoạch, Đề án tổ chức Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc, Đề án nhân sự và phương án nhân sự cụ thể của Đại hội, các văn kiện của Đại hội, kết quả Đại hội; phân bổ số lượng và hướng dẫn việc bầu đại biểu tham dự Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc;

e) Hướng dẫn về thời gian, nội dung, thủ tục tổ chức Đại hội nhiệm kỳ của Hội công chứng viên theo quy định của Điều lệ này và của Hội đồng; cho ý kiến về Đề án tổ chức Đại hội Hội công chứng viên, phương án nhân sự bầu vào các cơ quan của Hội công chứng viên;

g) Kiến nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp miễn nhiệm công chứng viên trong trường hợp phát hiện công chứng viên thuộc một trong các trường hợp bị miễn nhiệm theo quy định của pháp luật;

h) Kiến nghị cơ quan có thẩm quyền đình chỉ thi hành, yêu cầu sửa đổi nghị quyết, quyết định của Hội công chứng viên trái với quy định của pháp luật;

i) Hướng dẫn nội dung, kế hoạch tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm; tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm theo quy định của pháp luật;

k) Tổ chức tổng kết, trao đổi kinh nghiệm hành nghề công chứng và thực hiện các biện pháp khác nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho hội viên là công chứng viên trong cả nước; tổ chức bình chọn, vinh danh hội viên, tổ chức hành nghề công chứng có nhiều thành tích trong hoạt động;

l) Tập hợp và phản ánh kịp thời tâm tư, nguyện vọng, ý kiến đóng góp của hội viên với Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;

m) Chỉ đạo tổ chức cho các hội viên tham gia xây dựng pháp luật, nghiên cứu khoa học pháp lý, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật;

n) Quyết định kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế của Hiệp hội; quy định và hướng dẫn công tác đối ngoại và hợp tác quốc tế cho hội viên;

o) Giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật và Điều lệ này;

p) Báo cáo hằng năm và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ Tư pháp và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật; gửi Bộ Tư pháp các nghị quyết, quyết định của Hiệp hội;

q) Nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Điều lệ này hoặc do Hội đồng công chứng viên toàn quốc giao.

5. Ban Thường vụ họp thường kỳ ít nhất 02 (hai) lần trong một năm và có thể họp bất thường để thảo luận, quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của Ban Thường vụ theo đề nghị của ít nhất 1/2 (một phần hai) số Ủy viên Ban Thường vụ hoặc theo quyết định của Chủ tịch Hiệp hội. Cuộc họp của Ban thường vụ có thể được tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến và hợp lệ khi có ít nhất 2/3 (hai phần ba) số Ủy viên Ban Thường vụ tham dự.

6. Ban Thường vụ làm việc theo nguyên tắc tập thể. Nghị quyết, quyết định của Ban Thường vụ phải được trên 1/2 (một phần hai) số Ủy viên có mặt tại cuộc họp biểu quyết. Trường hợp biểu quyết có số phiếu bằng nhau thì vấn đề được quyết định theo ý kiến của bên có phiếu của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch chủ trì cuộc họp.

Ban Thường vụ có thể thông qua nghị quyết, quyết định bằng hình thức lấy ý kiến của các Ủy viên Ban Thường vụ bằng văn bản hoặc biểu quyết trực tuyến. Việc biểu quyết trực tuyến phải được thực hiện bằng các hình thức trực tuyến phù hợp và phải được ít nhất 3/4 (ba phần tư) số Ủy viên Ban Thường vụ tham dự cuộc họp tán thành. Trong trường hợp này, nghị quyết, quyết định của Ban Thường vụ được thông qua khi có trên 1/2 (một phần hai) số Ủy viên Ban Thường vụ tán thành.

Điều 9. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hiệp hội

1. Chủ tịch Hiệp hội do Hội đồng bầu ra trong số Ủy viên Ban Thường vụ và theo nhiệm kỳ của Hội đồng. Chủ tịch Hiệp hội đồng thời là Chủ tịch Hội đồng. Một công chứng viên chỉ được bầu làm Chủ tịch Hiệp hội nhiều nhất là 02 (hai) nhiệm kỳ liên tiếp.

Trong trường hợp chưa bầu được Chủ tịch Hiệp hội hoặc khuyết Chủ tịch Hiệp hội thì Hội đồng chỉ định 01 (một) Phó Chủ tịch Hiệp hội điều hành hoạt động và đại diện Hiệp hội cho đến khi bầu được Chủ tịch mới.

2. Chủ tịch Hiệp hội phải có đủ các tiêu chuẩn sau đây:

a) Là Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam, có năng lực lãnh đạo, điều hành ở tầm vĩ mô; có uy tín và khả năng quy tụ, tập hợp đội ngũ công chứng viên trong cả nước;

b) Có ý thức tuân thủ và năng lực triển khai chủ trương, quyết định của cơ quan Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức đoàn thể ở Trung ương;

c) Có khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức đoàn thể ở Trung ương và địa phương;

d) Có tâm huyết với sự nghiệp phát triển nghề công chứng và dám chịu trách nhiệm;

đ) Có thời gian và điều kiện khác bảo đảm để điều hành hoạt động của Hiệp hội;

e) Đã được cơ quan có thẩm quyền cho ý kiến nhất trí.

3. Chủ tịch Hiệp hội có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Đại diện theo pháp luật của Hiệp hội; là chủ tài khoản của Hiệp hội;

b) Chịu trách nhiệm trước Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc và Hội đồng về hoạt động của Hiệp hội;

c) Điều hành việc tổ chức triển khai thực hiện nghị quyết, quyết định của Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc, Hội đồng, Ban Thường vụ và giám sát mọi hoạt động của Hiệp hội;

d) Chủ trì các cuộc họp của Hội đồng, Ban Thường vụ; ký các nghị quyết, quyết định của Hội đồng, Ban Thường vụ sau khi đã được Hội đồng, Ban Thường vụ biểu quyết thông qua;

đ) Chấp hành nguyên tắc làm việc dân chủ, tập thể, quyết định theo đa số khi thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hiệp hội;

e) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

4. Phó Chủ tịch Hiệp hội do Hội đồng bầu ra trong số Ủy viên Ban Thường vụ và theo nhiệm kỳ của Hội đồng. Phó Chủ tịch Hiệp hội đồng thời là Phó Chủ tịch Hội đồng. Phó Chủ tịch Hiệp hội phụ trách công việc theo sự phân công của Ban Thường vụ và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, Ban Thường vụ và Hội đồng. Trường hợp Chủ tịch Hiệp hội tạm thời không thực hiện được nhiệm vụ, quyền hạn của mình vì lý do sức khỏe hoặc lý do khác thì Ban Thường vụ cử 01 (một) Phó Chủ tịch Hiệp hội tạm thời thay thế Chủ tịch Hiệp hội điều hành hoạt động của Hội đồng, Ban Thường vụ.

5. Thể thức bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hiệp hội được áp dụng theo quy định tại khoản 4 Điều 7 của Điều lệ này.

Điều 10. Tổng thư ký Hiệp hội

Tổng thư ký Hiệp hội (sau đây viết tắt là Tổng thư ký) do Hội đồng bầu ra trong số Ủy viên Ban Thường vụ và theo nhiệm kỳ của Hội đồng, chịu trách nhiệm trước Hội đồng, Ban Thường vụ và Chủ tịch Hiệp hội.

Thể thức bầu Tổng thư ký được áp dụng theo quy định tại khoản 4 Điều 7 của Điều lệ này.

2. Tổng thư ký có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Giúp Ban Thường vụ xây dựng và điều hành thực hiện kế hoạch hoạt động, chương trình công tác của Hiệp hội; điều hành sự phối hợp giữa các cơ quan giúp việc của Hiệp hội trong việc triển khai các hoạt động của Hiệp hội;

b) Giúp Ban Thường vụ tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng, Ban Thường vụ và Chủ tịch Hiệp hội;

c) Phụ trách công tác thư ký các cuộc họp của Hội đồng, Ban Thường vụ;

d) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Điều lệ này hoặc do Ban Thường vụ, Chủ tịch Hiệp hội giao.

3. Trường hợp cần thiết, Tổng thư ký đề nghị Chủ tịch Hiệp hội bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Phó Tổng thư ký trong số Ủy viên Hội đồng sau khi được Ban Thường vụ thông qua. Phó Tổng thư ký giúp Tổng thư ký thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Tổng thư ký.

Điều 11. Miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh của Hiệp hội

1. Việc miễn nhiệm Ủy viên Hội đồng, Ủy viên Ban Thường vụ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký Hiệp hội được thực hiện theo quy định sau đây:

1.1. Đương nhiên miễn nhiệm Ủy viên Hội đồng, Ủy viên Ban Thường vụ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký Hiệp hội trong các trường hợp sau:

a) Không còn là Chủ tịch Hội công chứng viên (đối với Ủy viên đương nhiên của Hội đồng), trừ trường hợp đã được bầu là Ủy viên Ban Thường vụ;

b) Được miễn nhiệm công chứng viên theo quy định pháp luật.

Theo đề nghị của Ban Thường vụ, Hội đồng ra nghị quyết về việc miễn nhiệm đối với các trường hợp quy định tại khoản này.

1.2. Theo đề nghị của Ban Thường vụ, Hội đồng quyết định theo đa số bằng hình thức bỏ phiếu kín việc miễn nhiệm Ủy viên Hội đồng, Ủy viên Ban Thường vụ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký Hiệp hội trong trường hợp tự nguyện rút khỏi chức danh mà mình đang đảm nhiệm, vì lý do sức khỏe hoặc lý do khác mà không thể thực hiện được nhiệm vụ.

2. Việc bãi nhiệm Ủy viên Hội đồng, Ủy viên Ban Thường vụ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký được thực hiện theo quy định sau đây:

2.1. Đương nhiên bãi nhiệm Ủy viên Hội đồng, Ủy viên Ban Thường vụ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký trong các trường hợp sau:

a) Bị xử lý kỷ luật lần thứ hai trong nhiệm kỳ bằng hình thức tạm đình chỉ tư cách hội viên hoặc bị khai trừ khỏi Hội công chứng viên;

b) Bị tước quyền sử dụng Thẻ công chứng viên từ 06 (sáu) tháng trở lên; bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc;

c) Bị miễn nhiệm công chứng viên.

Theo đề nghị của Ban Thường vụ, Hội đồng ra nghị quyết về việc bãi nhiệm đối với các trường hợp quy định tại khoản này.

2.2. Theo đề nghị của Ban Thường vụ, Hội đồng quyết định theo đa số bằng hình thức bỏ phiếu kín về việc bãi nhiệm Ủy viên Hội đồng, Ủy viên Ban Thường vụ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký Hiệp hội trong các trường hợp sau đây:

a) Vi phạm nghiêm trọng Điều lệ của Hiệp hội khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình; không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ nhiệm vụ, quyền hạn của mình;

b) Xâm hại nghiêm trọng lợi ích của Hiệp hội;

c) Không còn tín nhiệm của trên 1/2 (một phần hai) số Ủy viên Hội đồng.

3. Trong thời gian giữa các kỳ họp của Hội đồng, Ban Thường vụ có quyền quyết định tạm đình chỉ tư cách Ủy viên Hội đồng, Ủy viên Ban Thường vụ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký khi thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và đề nghị Hội đồng xem xét, quyết định bãi nhiệm tại kỳ họp gần nhất của Hội đồng.

4. Căn cứ quy định Điều lệ này và quy định của pháp luật, Hội đồng quy định trình tự, thủ tục miễn nhiệm, bãi nhiệm Ủy viên Hội đồng, Ủy viên Ban Thường vụ, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng thư ký.

Điều 12. Văn phòng Hiệp hội và các cơ quan chuyên môn của Hội đồng công chứng viên toàn quốc

1. Văn phòng Hiệp hội là cơ quan giúp việc của Hiệp hội.

Chủ tịch Hiệp hội quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hiệp hội theo nghị quyết của Ban Thường vụ.

2. Các cơ quan chuyên môn của Hội đồng gồm:

a) Ban Chuyên môn và đào tạo, bồi dưỡng;

b) Ban Công tác hội viên;

c) Ban Kiểm tra, giám sát và khen thưởng, kỷ luật;

d) Ban Tài chính.

Chủ tịch Hiệp hội quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Trưởng Ban, Phó Trưởng ban theo nghị quyết của Ban Thường vụ. Trưởng Ban phải là Ủy viên Hội đồng.

Điều 13. Đơn vị trực thuộc Hiệp hội

1. Ngoài các cơ quan quy định tại Điều 5, Điều 12 Điều lệ này, căn cứ nhu cầu, điều kiện thực tiễn, Hội đồng quyết định việc thành lập đơn vị trực thuộc Hiệp hội.

2. Việc thành lập đơn vị trực thuộc Hiệp hội quy định tại khoản 1 Điều này phải được Hội đồng công chứng viên toàn quốc quyết định và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật.

Chương III
HỘI CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 14. Địa vị pháp lý của Hội công chứng viên

1. Hội công chứng viên là tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên được thành lập ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương theo quy định của pháp luật và Điều lệ này, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng.

Tên gọi của Hội công chứng viên bao gồm cụm từ “Hội công chứng viên” và tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi Hội công chứng viên được thành lập.

2. Hội viên của Hội công chứng viên là các công chứng viên đang hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, thành phố và đã gia nhập Hội.

3. Hội công chứng viên được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và Điều lệ này.

4. Hội công chứng viên là hội viên của Hiệp hội, có các quyền, nghĩa vụ của hội viên của Hiệp hội, được Hiệp hội bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp và chịu sự hướng dẫn, giám sát của Hiệp hội theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

Điều 15. Nguyên tắc tổ chức, hoạt động của Hội công chứng viên

Hội công chứng viên được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tự quản, công khai, minh bạch, phi lợi nhuận, tự chịu trách nhiệm về kinh phí hoạt động phù hợp với quy định của pháp luật và Điều lệ này; chịu sự quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây viết tắt là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) nơi Hội công chứng viên được thành lập và cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Điều 16. Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội công chứng viên

1. Các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.

2. Đại diện ý chí, nguyện vọng, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của hội viên Hội công chứng viên trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

3. Bầu hội viên tham dự Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc; giới thiệu hội viên vào danh sách bầu vào các cơ quan và các chức danh lãnh đạo của Hiệp hội.

4. Đề xuất ý kiến, kiến nghị về việc củng cố, phát triển tổ chức, hoạt động của Hiệp hội.

5. Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

Điều 17. Các cơ quan của Hội công chứng viên

1. Đại hội Hội công chứng viên là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Hội công chứng viên.

2. Ban Chấp hành Hội công chứng viên là cơ quan chấp hành của Đại hội Hội công chứng viên, do Đại hội Hội công chứng viên bầu ra.

3. Hội đồng khen thưởng, kỷ luật của Hội công chứng viên do Đại hội Hội công chứng viên bầu ra theo nhiệm kỳ của Ban Chấp hành.

Điều 18. Đại hội Hội công chứng viên

1. Đại hội Hội công chứng viên được tổ chức theo nhiệm kỳ 05 (năm) năm một lần. Quá thời hạn 06 (sáu) tháng kể từ ngày đến hạn tổ chức Đại hội nhiệm kỳ mà Ban Chấp hành không triệu tập Đại hội Hội công chứng viên thì Ban Thường vụ Hiệp hội có trách nhiệm báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Đại hội Hội công chứng viên có thể được triệu tập bất thường theo quyết định của Ban Chấp hành hoặc theo đề nghị của ít nhất 1/2 (một phần hai) số hội viên hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội Hội công chứng viên.

2. Đại hội Hội công chứng viên được triệu tập theo hình thức Đại hội toàn thể công chứng viên; trường hợp Hội công chứng viên có từ 200 (hai trăm) công chứng viên trở lên thì có thể tổ chức Đại hội đại biểu công chứng viên. Hình thức Đại hội do Ban Chấp hành quyết định.

Đại biểu tham dự Đại hội đại biểu công chứng viên phải là công chứng viên đang hành nghề, là hội viên của Hội công chứng viên, có phẩm chất đạo đức tốt, gương mẫu chấp hành quy định của pháp luật, Điều lệ Hiệp hội, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, có tinh thần trách nhiệm và khả năng đóng góp cho hoạt động của Hội công chứng viên; không phải là người đang bị xem xét kỷ luật, người đã bị xử lý kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên trong nhiệm kỳ; không phải là người thuộc trường hợp bị miễn nhiệm công chứng viên, đang bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng.

Số lượng đại biểu của Đại hội đại biểu Hội công chứng viên do Ban Chấp hành quyết định trên nguyên tắc bảo đảm đại diện đầy đủ cho ý chí, nguyện vọng và quyền lợi của toàn thể công chứng viên của Hội công chứng viên.

Việc phân bổ cụ thể số lượng đại biểu Đại hội đại biểu công chứng viên do Ban Chấp hành quyết định nhưng phải bảo đảm nguyên tắc phân bổ và tiêu chuẩn đại biểu quy định tại Điều lệ này.

3. Đại hội Hội công chứng viên có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Thảo luận, thông qua Báo cáo tổng kết hoạt động của Hội công chứng viên và Ban Chấp hành trong nhiệm kỳ; phương hướng, kế hoạch hoạt động nhiệm kỳ tiếp theo; thông qua báo cáo tài chính của Hội công chứng viên trong nhiệm kỳ;

b) Ban hành Nội quy hoặc sửa đổi, bổ sung Nội quy của Hội công chứng viên (nếu có);

c) Bầu Ban Chấp hành, Hội đồng khen thưởng, kỷ luật; bầu đại biểu tham dự Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc.

4. Đại hội Hội công chứng viên hợp lệ nếu có ít nhất 2/3 (hai phần ba) số đại biểu được triệu tập tham dự. Trường hợp không đủ 2/3 (hai phần ba) số đại biểu được triệu tập tham dự thì trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày triệu tập lần thứ nhất phải triệu tập Đại hội lần thứ hai. Đại hội triệu tập lần thứ hai hợp lệ khi có trên 1/2 (một phần hai) số đại biểu được triệu tập tham dự.

Trường hợp đại biểu được triệu tập tham dự Đại hội Hội công chứng viên nhưng không tham dự Đại hội mà không được Ban Chấp hành cho phép thì bị kỷ luật cảnh cáo nếu vi phạm lần đầu; nếu tiếp tục vi phạm thì bị áp dụng hình thức kỷ luật cao hơn theo quy định của Điều lệ Hiệp hội.

Trong thời gian tiến hành Đại hội Hội công chứng viên, nếu có một hoặc một số đại biểu không tiếp tục tham dự Đại hội mà không có lý do chính đáng thì việc tiến hành Đại hội vẫn được coi là hợp lệ theo số lượng đại biểu có mặt còn lại. Những đại biểu tự ý không tiếp tục tham dự Đại hội trong quá trình tiến hành Đại hội sẽ bị xem xét xử lý kỷ luật theo quy định của Điều lệ này.

5. Nghị quyết, Quyết định của Đại hội Hội công chứng viên được thông qua khi có trên 1/2 (một phần hai) số đại biểu có mặt tại Đại hội Hội công chứng viên biểu quyết tán thành.

6. Chậm nhất 30 (ba mươi) ngày trước ngày dự kiến tổ chức Đại hội Hội công chứng viên, Ban Chấp hành gửi Hiệp hội và Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Hội công chứng viên được thành lập Đề án tổ chức Đại hội, phương án nhân sự bầu hoặc bầu bổ sung vào Ban Chấp hành, Hội đồng khen thưởng, kỷ luật. Đại hội chỉ được tiến hành sau khi có sự phê duyệt Đề án tổ chức Đại hội của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Hội công chứng viên được thành lập và có ý kiến nhất trí của Hiệp hội.

7. Trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày kết thúc Đại hội Hội công chứng viên, Ban Chấp hành gửi 01 (một) bộ hồ sơ cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Hội được thành lập để báo cáo kết quả tổ chức Đại hội và gửi 01 (một) bộ hồ sơ cho Hiệp hội để chuẩn y kết quả bầu cử nhân sự Hội công chứng viên.

Điều 19. Ban Chấp hành Hội công chứng viên

1. Ban Chấp hành do Đại hội Hội công chứng viên bầu ra, có nhiệm kỳ 05 (năm) năm theo nhiệm kỳ của Đại hội Hội công chứng viên.

Ban Chấp hành điều hành hoạt động của Hội công chứng viên giữa hai nhiệm kỳ Đại hội Hội công chứng viên. Ban Chấp hành gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên. Số lượng Phó Chủ tịch, Ủy viên Ban chấp hành do Đại hội Hội công chứng viên quyết định.

2. Việc bầu Ban Chấp hành được thực hiện bằng hình thức bỏ phiếu kín. Công chứng viên trúng cử Ủy viên Ban Chấp hành phải đạt được số phiếu bầu trên 1/2 (một phần hai) tổng số phiếu bầu hợp lệ. Trong trường hợp số người đạt được số phiếu bầu trên 1/2 (một phần hai) tổng số phiếu bầu hợp lệ nhiều hơn so với số Ủy viên cần bầu thì người có số phiếu cao hơn là người trúng cử; nếu có số phiếu bằng nhau thì người có thâm niên hành nghề công chứng cao hơn sẽ là người trúng cử.

3. Ủy viên Ban Chấp hành phải có đủ các tiêu chuẩn sau đây:

a) Có phẩm chất đạo đức tốt;

b) Gương mẫu chấp hành quy định của pháp luật, Điều lệ Hiệp hội, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và Nội quy Hội công chứng viên;

c) Có uy tín và khả năng tập hợp, đoàn kết hội viên; có năng lực quản lý, điều hành hoạt động Hội công chứng viên.

4. Hội viên thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được ứng cử, đề cử vào Ban Chấp hành:

a) Thuộc trường hợp bị miễn nhiệm công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng;

b) Đang bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

c) Đã bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề công chứng nhưng chưa hết thời hạn được coi là chưa bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật;

d) Đang bị xem xét kỷ luật; đã bị xử lý kỷ luật từ hình thức cảnh cáo trở lên trong nhiệm kỳ.

5. Ban Chấp hành họp ít nhất 03 (ba) tháng một lần và có thể họp bất thường theo đề nghị của ít nhất 1/2 (một phần hai) số Ủy viên Ban Chấp hành hoặc theo quyết định của Chủ tịch để thảo luận, quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền của Ban Chấp hành.

6. Ban Chấp hành làm việc theo nguyên tắc tập thể, quyết định theo đa số. Cuộc họp Ban Chấp hành hợp lệ nếu có ít nhất 2/3 (hai phần ba) số Ủy viên Ban Chấp hành tham dự. Quyết định của Ban chấp hành được thông qua khi có trên 1/2 (một phần hai) số Ủy viên Ban Chấp hành có mặt biểu quyết; trường hợp biểu quyết có số phiếu bằng nhau thì vấn đề được quyết định theo ý kiến của bên có phiếu của Chủ tịch hoặc của Phó Chủ tịch chủ trì cuộc họp.

Các cuộc họp của Ban Chấp hành có thể được tổ chức theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến. Trường hợp không tổ chức họp trực tiếp thì nghị quyết, quyết định được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến của thành viên Ban chấp hành bằng văn bản hoặc biểu quyết trực tuyến. Việc biểu quyết trực tuyến được thực hiện bằng các hình thức trực tuyến phù hợp và phải được ít nhất 3/4 (ba phần tư) Ủy viên tham dự cuộc họp tán thành. Trong trường hợp này, nghị quyết, quyết định bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản hoặc biểu quyết trực tuyến chỉ được thông qua khi có trên 1/2 (một phần hai) số thành viên Ban Chấp hành tán thành.

7. Ban Chấp hành có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Tổ chức triển khai thực hiện Nghị quyết Đại hội, Điều lệ Hiệp hội và Nội quy Hội công chứng viên;

b) Quyết định chương trình, kế hoạch công tác hằng năm của Hội công chứng viên;

c) Bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội công chứng viên;

d) Ban hành Quy chế hoạt động của Ban Chấp hành, quy chế quản lý, sử dụng tài chính, tài sản của Hội công chứng viên và các quy định trong nội bộ Hội phù hợp với quy định của Điều lệ Hiệp hội, Nội quy Hội công chứng viên và quy định của pháp luật;

đ) Giám sát hội viên trong việc tuân thủ pháp luật, kiểm tra việc thực hiện Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội và Nội quy Hội công chứng viên; giám sát hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; đề nghị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng chấm dứt hành vi vi phạm pháp luật và xử lý theo quy định của pháp luật;

e) Thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm theo kế hoạch và hướng dẫn về nội dung bồi dưỡng của Ban Thường vụ Hiệp hội;

g) Tham gia ý kiến trong việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật và các hoạt động hỗ trợ công tác quản lý nhà nước khác về công chứng khi được cơ quan có thẩm quyền đề nghị;

h) Hòa giải các tranh chấp có liên quan đến hành nghề giữa các hội viên, giữa hội viên với tổ chức hành nghề công chứng; giữa các tổ chức hành nghề công chứng với nhau; giữa người yêu cầu công chứng với hội viên, tổ chức hành nghề công chứng; giữa người tập sự, người làm việc trong tổ chức hành nghề công chứng với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng;

i) Tổ chức lấy ý kiến và tập hợp ý kiến đóng góp của công chứng viên trong việc xây dựng chính sách, pháp luật có liên quan;

k) Tổ chức thực hiện các hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Hiệp hội;

l) Báo cáo Hiệp hội, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Hội công chứng viên được thành lập về tổ chức, hoạt động của Hội theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Ban Thường vụ Hiệp hội;

m) Xét và quyết định kết nạp hội viên, cho hội viên rút tên; xem xét và quyết định việc khen thưởng, kỷ luật đối với hội viên; giải quyết khiếu nại, tố cáo của hội viên;

n) Nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

Điều 20. Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên Ban Chấp hành

1. Chủ tịch Hội công chứng viên (sau đây viết tắt là Chủ tịch Hội) do Ban Chấp hành bầu ra trong số các Ủy viên Ban Chấp hành. Một hội viên chỉ được bầu làm Chủ tịch Hội nhiều nhất 02 (hai) nhiệm kỳ liên tiếp.

Trong trường hợp chưa bầu được Chủ tịch Hội hoặc khuyết Chủ tịch Hội thì Ban Chấp hành chỉ định một (01) Phó Chủ tịch Hội điều hành hoạt động và đại diện Hội cho đến khi bầu được Chủ tịch Hội mới.

2. Chủ tịch Hội phải có đủ các tiêu chuẩn sau đây:

a) Có bản lĩnh chính trị vững vàng; có năng lực lãnh đạo, điều hành; có đạo đức tốt, lối sống lành mạnh; có uy tín và khả năng quy tụ, tập hợp đội ngũ công chứng viên tại địa phương;

b) Có khả năng xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan nhà nước, tổ chức đảng, chính quyền tại địa phương;

c) Có thời gian và điều kiện khác bảo đảm để điều hành hoạt động của Hội công chứng viên.

3. Chủ tịch Hội có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động của Hội công chứng viên;

b) Phân công và điều hành hoạt động của Ban Chấp hành trong việc tổ chức triển khai thực hiện nghị quyết, Quyết định của Đại hội Hội công chứng viên và trong việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Hội công chứng viên;

c) Triệu tập và chủ trì cuộc họp của Ban Chấp hành; ký các nghị quyết, quyết định của Ban Chấp hành sau khi Ban Chấp hành thông qua;

d) Chấp hành nguyên tắc làm việc dân chủ, tập thể, quyết định theo đa số trong khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch Hội;

đ) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

4. Phó Chủ tịch Hội công chứng viên (sau đây viết tắt là Phó Chủ tịch Hội) do Ban Chấp hành bầu ra trong số các Ủy viên Ban Chấp hành. Phó Chủ tịch Hội phụ trách công việc theo sự phân công của Chủ tịch Hội và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội, Ban Chấp hành. Trường hợp Chủ tịch Hội tạm thời không thực hiện được nhiệm vụ, quyền hạn của mình vì lý do sức khỏe hoặc lý do khác thì Ban Chấp hành Hội cử 01 (một) Phó Chủ tịch tạm thời thay thế Chủ tịch điều hành hoạt động của Ban Chấp hành.

5. Việc bầu Chủ tịch Hội, Phó Chủ tịch Hội được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 19 của Điều lệ này.

6. Việc miễn nhiệm Ủy viên Ban Chấp hành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội công chứng viên được thực hiện theo quy định sau đây:

6.1. Đương nhiên miễn nhiệm Ủy viên Ban Chấp hành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội trong các trường hợp sau:

a) Không còn hành nghề tại địa phương nơi mình được bầu;

b) Được miễn nhiệm công chứng viên theo quy định pháp luật.

Ban Chấp hành ra nghị quyết về việc miễn nhiệm đối với các trường hợp quy định tại khoản này.

6.2. Ban Chấp hành quyết định theo đa số bằng hình thức bỏ phiếu kín việc miễn nhiệm Ủy viên Ban Chấp hành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội trong trường hợp tự nguyện rút khỏi chức danh mà mình đang đảm nhiệm, vì lý do sức khỏe hoặc lý do khác mà không thể thực hiện được nhiệm vụ.

7. Việc bãi nhiệm Ủy viên Ban Chấp hành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội công chứng viên được thực hiện theo quy định sau đây:

7.1. Ủy viên Ban Chấp hành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch đương nhiên bị bãi nhiệm trong các trường hợp sau:

a) Bị xử lý kỷ luật lần thứ hai trong nhiệm kỳ bằng hình thức tạm đình chỉ tư cách hội viên hoặc bị khai trừ khỏi Hội công chứng viên;

c) Bị miễn nhiệm công chứng viên.

Ban Chấp hành ra nghị quyết về việc bãi nhiệm đối với các trường hợp quy định tại khoản này.

7.2. Đại hội Hội công chứng viên quyết định theo đa số bằng hình thức bỏ phiếu kín hoặc biểu quyết công khai về việc bãi nhiệm Ủy viên Ban Chấp hành, Chủ tịch, Phó Chủ tịch trong các trường hợp sau đây:

a) Vi phạm nghiêm trọng Điều lệ của Hiệp hội, Nội quy Hội công chứng viên khi thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình; không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, không đầy đủ nhiệm vụ, quyền hạn của mình;

b) Xâm hại nghiêm trọng lợi ích của Hiệp hội, Hội công chứng viên;

c) Không còn tín nhiệm của trên 1/2 (một phần hai) số hội viên đối với Hội Công chứng viên có từ 200 công chứng viên trở xuống; đối với Hội công chứng viên có trên 200 công chứng viên thì không còn sự tín nhiệm của trên 1/2 (một phần hai) số đại biểu tham dự Đại hội đại biểu Hội công chứng viên.

8. Trong thời gian giữa hai kỳ Đại hội Hội công chứng viên, Ban Thường vụ Hiệp hội có quyền đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tạm đình chỉ tư cách Chủ tịch Hội thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 7.2 Điều này, chỉ định 01 (một) Phó Chủ tịch Hội tạm thời điều hành hoạt động của Hội và đề nghị Ban Chấp hành triệu tập Đại hội bất thường của Hội công chứng viên để xem xét bãi nhiệm Chủ tịch Hội và bầu Chủ tịch mới.

9. Trong trường hợp Chủ tịch Hội bị miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm thì Ban Chấp hành bầu Chủ tịch mới trong số các Phó Chủ tịch Hội, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Hội công chứng viên được thành lập và Hiệp hội.

Trong trường hợp chưa bầu được Chủ tịch Hội mới, Ban Chấp hành cử một Phó Chủ tịch Hội điều hành hoạt động của Hội cho đến khi bầu được Chủ tịch Hội mới hoặc cho đến nhiệm kỳ Đại hội Hội công chứng viên tiếp theo.

Điều 21. Hội đồng khen thưởng, kỷ luật

1. Hội đồng khen thưởng, kỷ luật là cơ quan tham mưu của Hội công chứng viên trong công tác khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo, do Đại hội Hội công chứng viên bầu ra theo nhiệm kỳ của Đại hội Hội công chứng viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng khen thưởng, kỷ luật phải đạt trên 1/2 (một phần hai) số đại biểu có mặt tán thành.

2. Thành viên Hội đồng khen thưởng, kỷ luật phải có các tiêu chuẩn sau đây:

a) Có phẩm chất đạo đức tốt, gương mẫu chấp hành quy định của pháp luật, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội và Nội quy Hội công chứng viên;

b) Trung thực, khách quan, vô tư;

c) Có uy tín trong Hội công chứng viên.

3. Hội đồng khen thưởng, kỷ luật gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên. Chủ tịch, Phó Chủ tịch do Hội đồng khen thưởng, kỷ luật bầu ra trong số các Ủy viên của Hội đồng, trong đó Chủ tịch phải là Ủy viên Ban Chấp hành. Số lượng thành viên của Hội đồng khen thưởng, kỷ luật do Đại hội Hội công chứng viên quyết định. Người trúng cử Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng khen thưởng, kỷ luật phải đạt trên 1/2 (một phần hai) số thành viên Hội đồng khen thưởng, kỷ luật tán thành.

4. Hội đồng khen thưởng, kỷ luật có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Xem xét và đề nghị Ban Chấp hành quyết định các hình thức khen thưởng của Hội hoặc đề nghị Ban Chấp hành trình Hiệp hội, cơ quan nhà nước có thẩm quyền khen thưởng đối với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, đơn vị giúp việc khác của Hội;

b) Xác minh, xem xét và đề nghị Ban Chấp hành quyết định các hình thức kỷ luật đối với công chứng viên;

c) Thụ lý, xác minh, xem xét đơn, thư khiếu nại, tố cáo đối với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Hội và đề xuất với Ban Chấp hành về việc giải quyết các đơn, thư đó.

5. Cuộc họp của Hội đồng khen thưởng, kỷ luật hợp lệ khi có ít nhất 2/3 (hai phần ba) số thành viên của Hội đồng tham dự.

6. Hội đồng khen thưởng, kỷ luật làm việc theo nguyên tắc tập thể và quyết định theo đa số; trường hợp số phiếu ngang nhau thì thực hiện theo quyết định của bên có phiếu của Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng chủ trì cuộc họp.

Điều 22. Đơn vị trực thuộc của Hội công chứng viên

1. Ngoài các cơ quan quy định tại Điều 17 Điều lệ này, căn cứ nhu cầu, điều kiện thực tiễn, Hội công chứng viên quyết định thành lập đơn vị trực thuộc của Hội.

2. Việc thành lập đơn vị trực thuộc của Hội quy định tại khoản 1 Điều này phải được sự phê duyệt của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi Hội công chứng viên được thành lập.

Điều 23. Nội quy Hội công chứng viên

1. Nội quy Hội công chứng viên do Đại hội Hội công chứng viên ban hành, quy định những vấn đề thuộc nội bộ Hội công chứng viên và không được trái với Điều lệ này. Việc thông qua, sửa đổi, bổ sung Nội quy Hội công chứng viên thuộc thẩm quyền của Đại hội Hội công chứng viên.

2. Nội quy Hội công chứng viên gồm những nội dung chính sau đây:

a) Quy định cụ thể về bộ máy, các cơ quan, đơn vị trực thuộc khác của Hội công chứng viên;

b) Quy định quyền, nghĩa vụ của hội viên;

c) Quy định việc thu, chi tài chính, quản lý, sử dụng tài sản của Hội công chứng viên;

d) Các nội dung khác theo quy định của Điều lệ này.

3. Trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày Nội quy được thông qua hoặc sửa đổi, bổ sung, Ban Chấp hành gửi Nội quy Hội công chứng viên cho Hiệp hội và Sở Tư pháp nơi Hội công chứng viên được thành lập.

Chương IV
HỘI VIÊN HIỆP HỘI, HỘI CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 24. Hội viên Hiệp hội, Hội công chứng viên

1. Hội viên Hiệp hội gồm các Hội công chứng viên và các công chứng viên đã được kết nạp vào các Hội công chứng viên.

Hội công chứng viên đã được thành lập là thành viên đương nhiên của Hiệp hội. Các Hội công chứng viên có quan hệ bình đẳng, đoàn kết, giúp đỡ, thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

2. Hội viên Hội công chứng viên gồm các công chứng viên đã được kết nạp vào Hội công chứng viên trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

3. Hiệp hội quản lý thống nhất hội viên trên toàn quốc. Hội công chứng viên quản lý hội viên trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Hội công chứng viên có trách nhiệm cập nhật và báo cáo Hiệp hội về số lượng hội viên, về tình hình khen thưởng, kỷ luật hội viên, về việc gia nhập, rút tên hội viên khỏi Hội công chứng viên để Hiệp hội thống nhất theo dõi, quản lý.

Điều 25. Quyền, nghĩa vụ của hội viên Hiệp hội, Hội công chứng viên

1. Quyền của hội viên:

a) Các quyền theo quy định của pháp luật;

b) Được Hiệp hội, Hội công chứng viên hỗ trợ và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp trong hoạt động hành nghề;

c) Được tự ứng cử, đề cử đại biểu tham dự Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc, Đại hội Hội công chứng viên; tham gia vào các cơ quan của Hiệp hội, Hội công chứng viên; được Hiệp hội, Hội công chứng viên giới thiệu ứng cử vào các cơ quan dân cử, cơ quan của các tổ chức xã hội khác ở Trung ương và địa phương theo quy định của pháp luật, Điều lệ của các tổ chức đó;

d) Giám sát hoạt động các cơ quan của Hiệp hội, Hội công chứng viên; kiến nghị xử lý vi phạm;

đ) Khiếu nại đối với quyết định của các cơ quan của Hiệp hội, Hội công chứng viên trái với quy định của pháp luật và Điều lệ này; vi phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình;

e) Các quyền khác theo quy định của Điều lệ này và Nội quy Hội công chứng viên.

2. Nghĩa vụ của hội viên:

a) Thực hiện các nghĩa vụ của công chứng viên theo quy định của pháp luật;

b) Tuân thủ Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội, Nội quy Hội công chứng viên, nghị quyết, quyết định của Hiệp hội, Hội công chứng viên mà mình là hội viên;

c) Tổ chức cho các công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng do mình đứng đầu tham gia các hoạt động của Hiệp hội, Hội công chứng viên;

d) Chấp hành yêu cầu của Ban Chấp hành về việc chấm dứt hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng của tổ chức hành nghề công chứng do mình đứng đầu;

đ) Định kỳ 06 (sáu) tháng và hằng năm báo cáo Ban Chấp hành về tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng do mình đứng đầu;

e) Nộp phí hội viên đầy đủ và đúng hạn;

g) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Điều lệ này và Nội quy Hội công chứng viên.

Điều 26. Gia nhập Hội công chứng viên, chuyển Hội công chứng viên

1. Công chứng viên gửi hồ sơ đề nghị gia nhập Hội công chứng viên đến Ban Chấp hành. Hồ sơ gồm:

a) Giấy đề nghị gia nhập Hội công chứng viên;

b) Bản sao Quyết định bổ nhiệm công chứng viên;

c) Giấy tờ tùy thân;

d) Quyết định về việc rút tên khỏi Hội công chứng viên trước đó (đối với trường hợp công chứng viên chuyển Hội).

2. Trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Ban Chấp hành xem xét, ra Quyết định kết nạp hội viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do.

3. Công chứng viên không được gia nhập Hội công chứng viên khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Đang bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng, đang bị xem xét hoặc thuộc trường hợp bị xem xét miễn nhiệm công chứng viên, bị xem xét xử lý kỷ luật theo quy định của Điều lệ này;

b) Chưa làm xong thủ tục chấm dứt tư cách hội viên tại Hội công chứng viên mà mình đang là thành viên.

Điều 27. Rút tên theo nguyện vọng khỏi danh sách hội viên Hội công chứng viên

1. Công chứng viên có nguyện vọng rút tên khỏi danh sách hội viên Hội công chứng viên thì phải có Giấy đề nghị rút tên có xác nhận của tổ chức hành nghề công chứng gửi Ban Chấp hành.

Trong thời hạn 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Giấy đề nghị, Ban Chấp hành ra Quyết định xóa tên công chứng viên trong danh sách hội viên; đồng thời gửi Quyết định xóa tên hội viên cho Hiệp hội và Sở Tư pháp nơi Hội công chứng viên được thành lập.

2. Hội viên muốn chuyển từ Hội công chứng viên này sang Hội công chứng viên khác phải thực hiện thủ tục rút tên khỏi danh sách hội viên của Hội công chứng viên mà mình đang là hội viên và gửi đơn đề nghị kèm theo hồ sơ chuyển hội về Hiệp hội để xin giới thiệu đến Hội công chứng viên mà mình muốn gia nhập.

Trong vòng 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đề nghị và hồ sơ hợp lệ, Hiệp hội gửi giấy giới thiệu công chứng viên về Hội công chứng viên nơi công chứng viên muốn gia nhập. Trường hợp phải xác minh thông tin về việc chuyển hội của công chứng viên, thời gian xác minh không tính vào thời gian giải quyết yêu cầu chuyển Hội.

Ban Thường vụ Hiệp hội hướng dẫn chi tiết thành phần hồ sơ đề nghị chuyển Hội.

3. Hội viên bị từ chối rút tên khỏi danh sách hội viên nếu thuộc một trong các trường hợp sau đây:

a) Đang trong quá trình bị xem xét kỷ luật;

b) Đang trong thời gian chấp hành hình thức kỷ luật tạm đình chỉ tư cách hội viên;

c) Đang trong quá trình giải quyết tranh chấp với người yêu cầu công chứng hoặc tổ chức hành nghề công chứng nơi hành nghề;

d) Đang trong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động hành nghề của hội viên;

đ) Chưa hoàn thành nghĩa vụ nộp phí hội viên tính đến thời điểm xin rút tên;

e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ này.

Điều 28. Hội viên danh dự của Hiệp hội, Hội công chứng viên

1. Cá nhân được công nhận là hội viên danh dự của Hiệp hội nếu có công lao đóng góp trong sự nghiệp xây dựng, phát triển hoạt động công chứng của Việt Nam, có uy tín rộng rãi trong đội ngũ công chứng viên Việt Nam.

Hội đồng công chứng viên toàn quốc quyết định công nhận hội viên danh dự của Hiệp hội theo đề nghị của Ban Thường vụ.

Hội viên danh dự của Hiệp hội được mời tham dự và tham gia ý kiến tại Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc; được mời tham dự cuộc họp của Hội đồng công chứng viên toàn quốc theo Quyết định của Ban Thường vụ; được xét khen thưởng, tặng danh hiệu vinh dự của Hiệp hội; không được tham gia biểu quyết, đề cử, ứng cử vào các cơ quan của Hiệp hội.

2. Cá nhân được công nhận là hội viên danh dự của Hội công chứng viên nếu có công lao đóng góp trong sự nghiệp xây dựng, phát triển hoạt động công chứng của địa phương, có uy tín rộng rãi trong đội ngũ công chứng viên địa phương.

Đại hội Hội công chứng viên quyết định công nhận hội viên danh dự của Hội công chứng viên theo đề nghị của Ban Chấp hành.

Hội viên danh dự của Hội công chứng viên được mời tham dự và tham gia ý kiến tại Đại hội Hội công chứng viên; được mời tham gia các hoạt động khác của Hội công chứng viên khi cần thiết theo Quyết định của Ban Chấp hành; được Hội công chứng viên xem xét khen thưởng khi có đóng góp xuất sắc cho hoạt động của Hội công chứng viên; không được tham gia biểu quyết, đề cử, ứng cử vào các cơ quan của Hội công chứng viên.

Chương V
TÀI CHÍNH

Điều 29. Chế độ tài chính

Hiệp hội và Hội công chứng viên hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự trang trải bằng nguồn thu từ phí hội viên và các nguồn thu hợp pháp khác.

Điều 30. Thu, chi tài chính của Hiệp hội

1. Nguồn thu của Hiệp hội gồm:

a) Khoản trích nộp phí của các Hội công chứng viên.

Việc trích nộp phí của các Hội công chứng viên phải căn cứ vào điều kiện phát triển kinh tế – xã hội và số lượng hợp đồng, giao dịch tại từng địa phương để xác định mức trích nộp của các Hội.

b) Các khoản đóng góp tự nguyện của hội viên, tổ chức hành nghề công chứng;

c) Các khoản thu từ hoạt động của Hiệp hội;

d) Các khoản tài trợ của cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước;

đ) Các khoản thu hợp pháp khác.

2. Các khoản chi của Hiệp hội gồm:

a) Chi hoạt động của các cơ quan Hiệp hội;

b) Chi xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị làm việc; bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị, thuê, mua trụ sở (nếu có);

c) Chi phụ cấp các chức danh lãnh đạo, chức danh quản lý của Hiệp hội; chi lương nhân viên trong bộ máy của Hiệp hội; chi khen thưởng;

d) Chi triển khai nhiệm vụ, quyền hạn của Hiệp hội;

đ) Chi hoạt động hợp tác quốc tế;

e) Các khoản chi hợp lý khác.

3. Việc thu, chi của Hiệp hội phải đảm bảo đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, đúng theo Quy chế tài chính do Hội đồng công chứng viên toàn quốc ban hành.

4. Căn cứ quy định của Điều lệ này và pháp luật về tài chính, Hội đồng công chứng viên toàn quốc ban hành quy chế tài chính của Hiệp hội, trong đó quy định các khoản thu, chi, thủ tục thu, chi và thẩm quyền quyết định các khoản thu, chi.

Điều 31. Thu, chi tài chính của Hội công chứng viên

1. Nguồn thu của Hội công chứng viên gồm:

a) Phí gia nhập, phí hội viên;

b) Các khoản đóng góp tự nguyện của hội viên, tổ chức hành nghề công chứng;

c) Các khoản thu từ hoạt động của Hội công chứng viên;

d) Hỗ trợ của Hiệp hội; tài trợ của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước;

đ) Các khoản thu hợp pháp khác.

2. Phí hội viên được thu theo mức cố định

Các Hội công chứng viên lập kế hoạch thu và dự kiến mức thu phí hội viên hằng năm báo cáo Ban Thường vụ Hiệp hội vào đầu năm tài chính. Ban Thường vụ Hiệp hội ban hành mức trần và mức sàn thu phí hội viên đối với từng khu vực và hướng dẫn cụ thể về việc thực hiện thu phí hội viên.

3. Các khoản chi của Hội công chứng viên gồm:

a) Chi hoạt động của các cơ quan Hội công chứng viên;

b) Chi xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị làm việc; bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị và thuê trụ sở (nếu có);

c) Chi phụ cấp các chức danh lãnh đạo, chức danh quản lý của Hội; chi lương nhân viên trong bộ máy của Hội công chứng viên; chi khen thưởng;

d) Chi triển khai nhiệm vụ, quyền hạn của Hội công chứng viên;

đ) Các khoản chi hợp lý khác.

4. Việc thu, chi của Hội công chứng viên phải đảm bảo đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, đúng quy định của Nội quy Hội công chứng viên, Điều lệ này và pháp luật về tài chính.

5. Căn cứ quy định của Nội quy Hội công chứng viên, Điều lệ này và pháp luật tài chính, Ban Chấp hành quy định chi tiết các khoản thu, chi, thủ tục thu, chi và thẩm quyền quyết định các khoản thu, chi của Hội.

Điều 32. Phí gia nhập, phí hội viên

1. Công chứng viên được kết nạp vào Hội công chứng viên phải nộp phí gia nhập. Hội viên phải nộp phí hội viên cho Hội công chứng viên.

2. Trên cơ sở hướng dẫn của Ban Thường vụ Hiệp hội, Ban Chấp hành quyết định mức phí gia nhập và mức phí hội viên, các trường hợp được miễn, giảm phí, phương thức thu và có trách nhiệm thu phí và trích nộp phí thu được cho Hiệp hội.

Điều 33. Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản khác của Hiệp hội, Hội công chứng viên

1. Việc quản lý, sử dụng tài chính, tài sản khác của Hiệp hội, Hội công chứng viên được thực hiện theo quy định của pháp luật về tài chính, các quy định của Hội đồng công chứng viên toàn quốc, Nội quy Hội công chứng viên.

2. Hội đồng công chứng viên toàn quốc báo cáo Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc về tình hình tài chính của Hiệp hội trong nhiệm kỳ và kế hoạch tài chính của Hiệp hội trong nhiệm kỳ tiếp theo.

Ban Chấp hành báo cáo Đại hội Hội công chứng viên về tình hình tài chính của Hội công chứng viên trong nhiệm kỳ và kế hoạch tài chính nhiệm kỳ tiếp theo.

Chương VI
KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 34. Khen thưởng

1. Các cơ quan của Hiệp hội, Hội công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các tổ chức, cá nhân khác có thành tích xuất sắc trong hoạt động nghề nghiệp cũng như hoạt động hội, có nhiều đóng góp cho sự nghiệp phát triển nghề công chứng thì được Hiệp hội, Hội công chứng viên khen thưởng hoặc đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.

2. Căn cứ quy định của Điều lệ này và pháp luật về thi đua, khen thưởng, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành quy định cụ thể về hình thức, đối tượng, tiêu chuẩn, thủ tục khen thưởng và quyết định việc khen thưởng hoặc đề nghị khen thưởng.

Điều 35. Kỷ luật

1. Hội viên có hành vi vi phạm quy định pháp luật, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội, Nội quy Hội công chứng viên và các quy định khác của Hiệp hội, Hội công chứng viên thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật bằng một trong các hình thức sau đây:

a) Khiển trách;

b) Cảnh cáo;

c) Tạm đình chỉ tư cách hội viên từ 03 tháng đến dưới 12 (mười hai) tháng;

d) Khai trừ khỏi Hội công chứng viên.

Quyết định kỷ luật được gửi cho Hiệp hội và Sở Tư pháp nơi Hội công chứng viên được thành lập.

2. Hội viên thuộc một trong các trường hợp sau đây thì đương nhiên bị khai trừ khỏi Hội công chứng viên:

a) Bị miễn nhiệm công chứng viên;

b) Không đóng phí hội viên từ 06 (sáu) tháng trở lên trong một năm mà không có lý do chính đáng.

3. Hội viên thuộc một trong các trường hợp sau đây thì bị xem xét, xử lý kỷ luật bằng hình thức khai trừ khỏi Hội công chứng viên:

a) Vi phạm nghiêm trọng Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội, Nội quy Hội công chứng viên;

b) Bị xử lý kỷ luật bằng hình thức cảnh cáo trở lên trong thời hạn 01 (một) năm kể từ ngày chấp hành xong Quyết định xử lý kỷ luật bằng hình thức tạm đình chỉ tư cách hội viên.

4. Căn cứ quy định của Điều lệ này và quy định của pháp luật, Hội đồng công chứng viên toàn quốc quy định các hành vi vi phạm và việc áp dụng các hình thức kỷ luật, trình tự, thủ tục xem xét và xử lý kỷ luật đối với hội viên.

Điều 36. Khiếu nại quyết định kỷ luật

1. Hội viên bị xử lý kỷ luật có quyền khiếu nại đối với quyết định kỷ luật của Ban Chấp hành.

2. Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện trên cơ sở Luật Khiếu nại.

3. Căn cứ quy định của Luật Khiếu nại, quy định pháp luật khác có liên quan và Điều lệ này, Hội đồng công chứng viên toàn quốc hướng dẫn cụ thể thẩm quyền, thủ tục giải quyết khiếu nại.

Điều 37. Khiếu nại đối với hành vi của công chứng viên, quyết định, hành vi của Ban Chấp hành, Chủ tịch Hội, các cơ quan của Hiệp hội, Chủ tịch Hiệp hội

1. Cá nhân, tổ chức có quyền khiếu nại đối với hành vi của hội viên là công chứng viên; quyết định, hành vi của Ban Chấp hành, Chủ tịch Hội, các cơ quan của Hiệp hội, Chủ tịch Hiệp hội khi có căn cứ cho rằng quyết định, hành vi đó là xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

2. Việc giải quyết khiếu nại được thực hiện trên cơ sở Luật Khiếu nại.

Điều 38. Tố cáo

1. Cá nhân có quyền tố cáo hội viên là công chứng viên, cơ quan của Hiệp hội, Hội công chứng viên về các hành vi vi phạm pháp luật, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, Điều lệ Hiệp hội, Nội quy Hội công chứng viên.

2. Ban Chấp hành giải quyết tố cáo đối với hành vi của hội viên là công chứng viên, các cơ quan và các chức danh trong cơ quan của Hội công chứng viên. Ban Thường vụ giải quyết tố cáo đối với hành vi của Ban Chấp hành, các cơ quan và các chức danh trong cơ quan của Hiệp hội.

3. Căn cứ quy định của Điều lệ này, quy định của pháp luật về tố cáo và quy định pháp luật khác có liên quan, Hội đồng công chứng viên toàn quốc hướng dẫn cụ thể thẩm quyền, thủ tục giải quyết tố cáo.

Chương VII
QUAN HỆ CỦA HIỆP HỘI, HỘI CÔNG CHỨNG VIÊN VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Điều 39. Quan hệ của Hiệp hội, Hội công chứng viên với cơ quan quản lý nhà nước về công chứng

1. Hiệp hội chịu sự quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền khác theo quy định của pháp luật; bảo đảm kết hợp giữa tăng cường quản lý nhà nước với phát huy vai trò tự quản của Hiệp hội.

2. Hội công chứng viên chịu sự quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cơ quan nhà nước có thẩm quyền nơi Hội công chứng viên được thành lập, do Sở Tư pháp trực tiếp tham mưu, phối hợp với các sở, ngành liên quan theo quy định của pháp luật; bảo đảm kết hợp giữa tăng cường quản lý nhà nước với phát huy vai trò tự quản của Hội công chứng viên.

Điều 40. Quan hệ của Hiệp hội, Hội công chứng viên với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

1. Hiệp hội có thể tham gia làm thành viên của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.

2. Hội công chứng viên có thể tham gia làm thành viên của Mặt trận Tổ quốc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi Hội công chứng viên được thành lập.

Điều 41. Quan hệ của Hiệp hội, Hội công chứng viên với Liên minh Công chứng Quốc tế, các tổ chức công chứng quốc tế và nước ngoài

1. Hiệp hội công chứng viên Việt Nam mở rộng quan hệ quốc tế với Liên minh Công chứng Quốc tế, các tổ chức công chứng quốc tế và nước ngoài trên cơ sở tự chủ, bình đẳng và hợp tác nhằm góp phần phát triển nghề công chứng, nâng cao vai trò, vị thế của Hiệp hội và công chứng Việt Nam trên thế giới.

2. Hiệp hội là thành viên của Liên minh Công chứng Quốc tế, đại diện cho hội viên trong quan hệ với Liên minh Công chứng Quốc tế, các tổ chức công chứng quốc tế và nước ngoài theo quy định của pháp luật.

3. Quan hệ của Hiệp hội, Hội công chứng viên với Liên minh Công chứng Quốc tế, tổ chức công chứng quốc tế và nước ngoài được thực hiện theo Quy chế Đối ngoại và hợp tác quốc tế do Hội đồng công chứng viên toàn quốc ban hành, phù hợp với quy định của Điều lệ này, pháp luật về hợp tác quốc tế.

Chương VIII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 42. Hiệu lực thi hành

1. Điều lệ Hiệp hội gồm 08 (tám) Chương, 44 (bốn mươi bốn) Điều đã được Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc lần thứ hai thông qua và có hiệu lực thi hành theo Quyết định phê duyệt của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

2. Ban Thường vụ có thẩm quyền hướng dẫn và giám sát việc thực hiện các quy định của Điều lệ này.

3. Trong trường hợp có sự thay đổi của pháp luật mà các quy định của Điều lệ này không phù hợp thì thực hiện theo quy định của pháp luật.

Điều 43. Điều khoản chuyển tiếp

1. Nhiệm kỳ của các Hội công chứng viên được tự động điều chỉnh thành 05 (năm) năm để phù hợp với nhiệm kỳ của Hiệp hội. Các Hội công chứng viên báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp về việc điều chỉnh nhiệm kỳ này.

2. Trong trường hợp một Hội công chứng viên chưa có công chứng viên nào là Ủy viên Hội đồng được bầu tại Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc lần thứ hai thì có quyền đề nghị phê chuẩn tư cách Ủy viên đương nhiên của Hội đồng đối với Chủ tịch của Hội công chứng viên đó; Hội đồng tiến hành việc xem xét, phê chuẩn Ủy viên đương nhiên của Hội đồng tại phiên họp Hội đồng gần nhất.

3. Các Chủ tịch Hội công chứng viên được bầu vào Hội đồng tại Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc lần thứ hai mà không còn là Chủ tịch Hội công chứng viên đó thì không còn là Ủy viên Hội đồng, trừ trường hợp đã được bầu vào Ban Thường vụ Hiệp hội. Chủ tịch mới của Hội công chứng viên được phê chuẩn tư cách Ủy viên đương nhiên của Hội đồng theo quy định tại khoản 2 Điều này.

Điều 44. Sửa đổi, bổ sung Điều lệ Hiệp hội

Việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ Hiệp hội thuộc thẩm quyền của Đại hội đại biểu công chứng viên toàn quốc và phải được trên 2/3 (hai phần ba) số đại biểu có mặt tại Đại hội biểu quyết tán thành và có hiệu lực thi hành theo Quyết định phê duyệt của Bộ trưởng Bộ Tư pháp./.

PHỤ LỤC 1
MẪU BIỂU TRƯNG HIỆP HỘI CÔNG CHỨNG VIÊN VIỆT NAM

(Ban hành kèm theo Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam)

Xác thực ý chí – Tạo lập niềm tin

Điều lệ Hiệp Hội Công Chứng Viên Việt Nam – Nhiệm kỳ thứ hai (2022-2027)

Mục lục