Kinh nghiệm tổ chức và hoạt động của Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội

1. Khái quát chung
Nhà nước ta đã và đang thực hiện quá trình đổi mới toàn diện, sâu sắc trên mọi lĩnh vực, đặc biệt là về kinh tế. Đó là việc phá bỏ cơ cấu kinh tế cũ, lạc hậu để xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa năng động và ưu việt. Mặc dù nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa của chúng ta mới được xây dựng nhưng đã phát huy được sức mạnh nguồn lực của toàn xã hội. Chính vì vậy, nền kinh tế đã có cơ hội để phát triển mạnh mẽ, đời sống của nhân dân ngày càng được cải thiện. Sự thay đổi đó trước hết là đường lối, chính sách được cụ thể hóa bằng pháp luật. Hàng loạt các bộ luật, luật, nghị định quan trọng được ban hành, sửa đổi, bổ sung điều chỉnh các quan hệ kinh tế – xã hội để phù hợp với quy luật của nền kinh tế thị trường. Các giao dịch kinh tế, dân sự, thương mại… có cơ hội để phát triển mạnh mẽ. Nhằm đảm bảo cho những giao dịch được giao kết đúng pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích của các bên cũng như của Nhà nước và xã hội, pháp luật Việt Nam đã quy định nhiều giao dịch bắt buộc phải công chứng.

Không nằm ngoài sự thay đổi chung, pháp luật về công chứng cũng đã có sự thay đổi quan trọng, mang tính then chốt. Từ việc quy định về tổ chức hoạt động, thẩm quyền công chứng bằng nghị định thì nay đã được nâng lên thành luật (Luật Công chứng). Điều này đã khẳng định được vai trò quan trọng của hoạt động công chứng trong đời sống xã hội. Ngay sau khi Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực thi hành (ngày 01/7/2007), hàng loạt các tổ chức hành nghề công chứng được thành lập trên địa bàn toàn thành phố Hà Nội. Trước năm 2007, từ chỗ chỉ có 10 Phòng công chứng Nhà nước, tính đến nay, Hội công chứng viên thành phố Hà Nội đã có 122 tổ chức hành nghề công chứng cùng hoạt động với 470 công chứng viên. Để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế – xã hội, Quốc hội đã ban hành Luật Công chứng năm 2014 thay thế Luật Công chứng năm 2006 và Chính phủ đã ban hành Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, trong đó đã quy định việc chuyển đổi các Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng. Như vậy, vấn đề xã hội hóa hoạt động công chứng trên phạm vi cả nước đã và đang được triển khai thực hiện. Với sự phát triển nhanh như vậy nên yêu cầu công chứng của các tổ chức, công dân được phục vụ tận tình, chu đáo, đảm bảo an toàn pháp lý. Người yêu cầu công chứng đã được hưởng những điều kiện thuận lợi nhất khi thực hiện yêu cầu công chứng của mình. Mặt khác, Nhà nước sẽ tinh giản được bộ máy, nhân sự, giảm áp lực về tài sản công, ngân sách nhà nước… đồng thời thu được khoản tài chính không nhỏ từ việc đóng thuế, phí của các tổ chức hành nghề công chứng. Điều đó chứng tỏ, chính sách xã hội hóa hoạt động công chứng được cụ thể hóa bằng pháp luật của Đảng và Nhà nước đã đi đúng hướng, phù hợp với quy luật của sự phát triển.

Sau khi Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội được thành lập năm 2011 thì hàng loạt các Hội công chứng viên các địa phương khác được thành lập như: Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Cần Thơ, Bà Rịa – Vũng Tàu, An Giang, Hải Phòng, Hải Dương, Quảng Ninh, Thái Nguyên, Lào Cai… Hiện nay, trên cả nước đã có 41 Hội công chứng viên. Như vậy, nghề công chứng Việt Nam đã hội tụ đủ những điều kiện cần thiết để thành lập Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam.

Hội công chứng viên là tổ chức xã hội – nghề nghiệp, là mái nhà chung để các công chứng viên tham gia trao đổi nghiệp vụ, trau dồi kiến thức, đạo đức nghề nghề nghiệp, kỹ năng hành nghề, chia sẻ những kinh nghiệm, cùng tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc… và những hoạt động hữu ích khác. Hội công chứng viên còn là chỗ dựa tin cậy của các công chứng viên khi cần có sự trợ giúp trong việc giải quyết các khiếu nại hoặc trong quá trình tố tụng khi có yêu cầu. Mặt khác, theo thẩm quyền, Hội công chứng viên được phối hợp với Sở Tư pháp hỗ trợ trong công tác quản lý nhà nước về công chứng, khi thành lập tổ chức hành nghề công chứng mới, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chứng viên.

Hội công chứng viên đồng thời là tổ chức đại diện cho hội viên trong các hoạt động đối ngoại. Chẳng hạn như: Tổ chức các cuộc hội thảo nghiệp vụ, chia sẻ kinh nghiệm công tác hội, cùng phối hợp tổ chức các hội nghị quốc tế trong và ngoài nước.

Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam chưa được thành lập, nhưng Công chứng Việt Nam đã được Liên minh Công chứng Quốc tế kết nạp làm thành viên thứ 84 vào năm 2013 tại Lima – Peru. Kể từ đó, Công chứng Việt Nam đã tham gia vào hoạt động chung của Liên minh và đặc biệt là việc tham dự, tổ chức các hội nghị của Ủy ban Các vấn đề châu Á thuộc Liên minh Công chứng Quốc tế trong thời gian qua.

2. Sơ lược về Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội

Sau 04 năm thực hiện Luật Công chứng năm 2006, các tổ chức hành nghề công chứng tại Hà Nội đã hội tụ đủ những điều kiện cần thiết để thành lập ra tổ chức xã hội – nghề nghiệp của mình. Ngày 28/9/2011, Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số 4498/QĐ-UBND cho phép thành lập Hội Công chứng thành phố Hà Nội (nay là Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội). Ngay sau đó, Đại hội Hội Công chứng thành phố Hà Nội lần thứ nhất đã được tổ chức vào ngày 22/10/2011. Đại hội đã bầu ra Ban chấp hành nhiệm kỳ 2011 – 2014 gồm 13 thành viên, trong đó có 05 thành viên Ban Thường vụ. So với các hội khác thì Hội công chứng viên còn rất non trẻ, các công chứng viên được bầu vào Ban chấp hành chưa từng làm công tác hội, chưa có kinh nghiệm công tác, vì vậy, bước đầu còn gặp nhiều khó khăn, bỡ ngỡ. Tuy nhiên, với tinh thần trách nhiệm cao, với lòng nhiệt tình của các ủy viên Ban chấp hành, được sự ủng hộ của các hội viên, các tổ chức hành nghề công chứng và sự giúp đỡ của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, Sở Tư pháp và một số ban, ngành thì hoạt động của Hội Công chứng viên đã đi vào nề nếp, có hiệu quả. Đại hội Hội Công chứng thành phố Hà Nội lần thứ 2 được tổ chức năm 2015 sau khi Luật Công chứng năm 2014 được ban hành. Hội Công chứng thành phố Hà Nội đã được đổi tên thành Hội công chứng viên thành phố Hà Nội. Đại hội đã bầu ra 15 ủy viên Ban chấp hành và 03 ủy viên Ban kiểm tra. Ban chấp hành Hội đã bầu ra 05 ủy viên Ban Thường vụ gồm 01 Chủ tịch và 04 Phó Chủ tịch Hội. Bộ máy của Hội bao gồm: Văn phòng – đối ngoại, Tiểu ban chuyên môn, Tiểu ban hội viên, Tiểu ban tài chính, Tiểu ban khen thưởng – kỷ luật. Đến nay, Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội đang chuẩn bị cho Đại hội lần thứ 3 nhiệm kỳ 2018 – 2021.

Hội công chứng viên thành phố Hà Nội là Hội công chứng được thành lập đầu tiên trên cả nước, đánh dấu một bước phát triển quan trọng trong hoạt động của Công chứng Thủ đô. Hội công chứng viên thành phố Hà Nội có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động trên cơ sở tự nguyện, tự quản, tự trang trải kinh phí hoạt động và có nhiệm vụ bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các công chứng viên là thành viên của Hội. Trụ sở của Hội tại địa chỉ: Số 310 phố Bà Triệu, phường Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội.

Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội là tổ chức xã hội – nghề nghiệp của các công chứng viên đang hành nghề công chứng tại Hà Nội. Hoạt động của Hội nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các công chứng viên là thành viên của Hội, góp phần duy trì sự ổn định, phát triển hoạt động công chứng tại thành phố Hà Nội; xây dựng các giá trị chuẩn mực của công chứng Thủ đô, phát triển đội ngũ công chứng viên có phẩm chất đạo đức tốt, trình độ chuyên môn giỏi, tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng nhu cầu công chứng của xã hội và yêu cầu phát triển kinh tế – xã hội của Hà Nội, góp phần vào công cuộc xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam.

Trải qua 06 năm hoạt động, Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội đã từng bước trưởng thành, vượt qua những khó khăn, thử thách để hoàn thành nhiệm vụ của mình, tạo được niềm tin vững chắc cho hội viên. Thuận lợi của Hội là có số lượng tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên nhiều nhất cả nước. Có nhiều công chứng viên có trình độ cao, giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết với công tác hội. Tinh thần trách nhiệm, ý thức pháp luật của đa số hội viên rất tốt. Tuy nhiên, Hội còn gặp một số khó khăn như: Chưa có trụ sở riêng (đang đặt nhờ tại trụ sở Phòng Công chứng số 1 Hà Nội). Tất cả các ủy viên Ban chấp hành, nhân sự của các tiểu ban đều làm kiêm nhiệm. Đặc biệt là ý thức chấp hành pháp luật, chấp hành Điều lệ của một bộ phận công chứng viên chưa tốt… làm ảnh hưởng đến uy tín của nghề công chứng tại Thủ đô. 

3. Kinh nghiệm về tổ chức và hoạt động 

3.1. Kinh nghiệm về tổ chức

Để bắt tay vào việc xây dựng, vận hành một bộ máy mới mà chưa có kinh nghiệm quả thực là một bài toán khó đối với các công chứng viên khi được Hội công chứng viên giao cho nhiệm vụ mà mình chưa đảm nhiệm bao giờ. Tính đặc thù của công tác hội mà cũng là khó khăn nhất là hoạt động hội phải hoàn toàn dựa vào tinh thần tự giác, trách nhiệm và sự nhiệt huyết của mỗi ủy viên Ban Chấp hành cũng như sự tự giác của các hội viên. Kể từ khi được thành lập và hoạt động cho đến nay, Ban Chấp hành Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội đều là những người làm việc kiêm nhiệm, tức là vừa phải làm công việc hành nghề với tư cách là công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng của mình, vừa phải tham gia công tác hội. Việc sắp xếp công việc, thời gian cho công tác hội rất thụ động, ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động hành nghề hàng ngày của họ. Phải nói rằng, ngoài sự tâm huyết, trách nhiệm cao với hoạt động hội thì còn là cả sự hy sinh về vật chất và thời gian của họ nữa. Việc lựa chọn những công chứng viên có phẩm chất tốt, năng lực trình độ cao, tâm huyết và có tầm ảnh hưởng với các hội viên là hết sức quan trọng. Vì vậy, trong công tác tổ chức hoạt động, Hội cần phải phát hiện ra được những nhân tố đó, tín nhiệm, đề cử họ tham gia công tác lãnh đạo Hội. Việc lựa chọn đúng con người đáp ứng yêu cầu công tác hội sẽ giúp cho bộ máy của Hội làm việc khoa học, hiệu quả cao, không ngừng nâng cao úy tín của Hội đối với các hội viên. Tác giả cho rằng, đó là kinh nghiệm quan trọng nhất của công tác hội.

Ngay sau khi thành lập, Hội Công chứng viên Hà Nội đã tiến hành các công tác cần thiết như: Lựa chọn nhân sự để xây dựng bộ máy lãnh đạo Hội. Hội công chứng viên đã đề ra những tiêu chí về tiêu chuẩn để lựa chọn và bầu ra những người thực sự có năng lực, phẩm chất để làm lãnh đạo Hội như: Ban Thường vụ (Chủ tịch và các Phó Chủ tịch) cũng đồng thời làm trưởng các tiểu ban thuộc Hội. Ban chấp hành thành lập các tiểu ban phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Hội như: Văn phòng – đối ngoại, Tiểu ban chuyên môn, Tiểu ban hội viên, Tiểu ban tài chính, Tiểu ban khen thưởng – kỷ luật. Để hoạt động hội hiệu quả và khoa học, phát huy được thế mạnh của từng người, Ban Chấp hành phân công nhân sự vào các tiểu ban phù hợp với khả năng, điều kiện của họ. Mỗi tiểu ban đều xây dựng chương trình, kế hoạch hoạt động riêng của mình, từ đó, Văn phòng sẽ tập hợp và lập kế hoạch hoạt động chung của hội. Tuy nhiên, mỗi tiểu ban không phải lúc nào cũng chỉ thực hiện công việc riêng của mình mà phải chung sức thực hiện nhiều công việc khác của Hội theo sự phân công trực tiếp từ lãnh đạo Hội. Chẳng hạn như việc tham gia các hội thảo khoa học, xây dựng pháp luật, công tác tổ chức hội nghị quốc tế… 

Trải qua 06 năm hoạt động, Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội ngày càng hoàn thiện bộ máy của mình, các hoạt động đã đi vào nề nếp, hoạt động có hiệu quả đáng ghi nhận.

3.2. Kinh nghiệm về hoạt động

3.2.1. Hoạt động của Ban chấp hành

Ban chấp hành là bộ máy lãnh đạo và thực hiện nhiệm vụ của Hội. Ban chấp hành xây dựng chương trình, kế hoạch cụ thể hàng quý, hàng năm để thực hiện. Hội công chứng viên thành phố Hà Nội đã ban hành “Quy chế hoạt động của Ban chấp hành” để xác định rõ nhiệm vụ, chức năng của từng chức danh, từng bộ phận nhằm đưa mọi hoạt động của Ban chấp hành được cụ thể, rõ ràng và khoa học nhất. Ban chấp hành luôn duy trì các buổi họp thường kỳ theo quy định của Điều lệ để cập nhật tình hình mới, tổng kết hoạt động và đề ra phương hướng hoạt động trước mắt cũng như kế hoạch tiếp theo. Các vấn đề quan trọng nảy sinh đều được Ban chấp hành bàn bạc kỹ lưỡng trước khi thông qua. Thường xuyên phối hợp với Sở Tư pháp để cập nhật thông tin liên quan tới các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và các hoạt động liên quan khác. Hàng năm, Ban chấp hành thành lập đoàn công tác “hướng về cơ sở” làm việc với các Văn phòng công chứng mới thành lập, các Văn phòng công chứng có nhu cầu để triển khai các hoạt động hỗ trợ về tổ chức văn phòng và chuyên môn nghiệp vụ và các vấn đề liên quan khác.

Ban chấp hành chú trọng việc hợp tác với các tổ chức công chứng trong và ngoài nước như: Tiếp tục thực hiện thỏa thuận hợp tác với Hội đồng công chứng Paris; duy trì quan hệ công tác với Hội công chứng các tỉnh bạn…; chú trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động. Ban chấp hành cử đại diện tham dự các hội thảo khoa học, sửa đổi các văn bản pháp luật quan trọng liên quan tới hoạt động công chứng; tổ chức thăm hỏi, chia sẻ với các hội viên khi gia đình hội viên có việc hiếu, hỷ…

3.2.2. Công tác chuyên môn

Công tác chuyên môn của Hội luôn được đề cao bởi liên quan trực tiếp tới nghiệp vụ công chứng. Mặc dù các công chứng viên đang hành nghề đã được trang bị những kiến thức cần thiết, song trên thực tiễn luôn nảy sinh những tình huống phức tạp, khó giải quyết, mặt khác, nhiều văn bản pháp luật mới được ban hành có nhiều nội dung mới và còn tồn tại những quy định không thống nhất hoặc không quy định dẫn tới việc áp dụng pháp luật còn nhiều khó khăn. Yêu cầu được phổ biến, cập nhật văn bản pháp luật mới là rất cần thiết đối với công chứng viên. Tiểu ban chuyên môn có nhiệm vụ thường xuyên giải đáp, trả lời các yêu cầu của hội viên hoặc trả lời các yêu cầu của các cơ quan có liên quan khác về nghiệp vụ công chứng. Thực hiện quy định của Luật Công chứng, Hội công chứng viên định kỳ mở các khóa tập huấn nghiệp vụ công chứng hàng năm (03 kỳ). Báo cáo viên cho các lớp tuấn huấn là các chuyên gia pháp luật hàng đầu của Bộ Tư pháp, lãnh đạo của Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội và các công chứng viên có trình độ cao, giàu kinh nghiệm công tác. Thông qua các khóa bồi dưỡng, các công chứng viên đưa ra các câu hỏi, những tình huống thực tiễn cần được giải đáp… Phải nói rằng, các khóa bồi dưỡng này rất hữu ích cho công chứng viên để có thêm những kiến thức cần thiết, kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc.

3.2.3. Công tác hội viên

Để làm tốt công tác quản lý hội viên, Tiểu ban hội viên được thành lập để làm nhiệm vụ này. Tiểu ban hội viên đã lập phần mềm để quản lý và cập nhật đầy đủ thông tin về từng công chứng viên – là hội viên của Hội công chứng viên, chẳng hạn như họ tên, ngày tháng năm sinh, hộ khẩu thường trú, quyết định bổ nhiệm công chứng viên, Văn phòng công chứng mà họ đã và đang hành nghề, ngày tháng gia nhập Hội, việc đóng phí… Như vậy, Ban Chấp hành quản lý được chính xác, đầy đủ số lượng hội viên của mình. Việc gia nhập Hội được hướng dẫn cụ thể trên trang web và email của Hội. Thủ tục đăng ký gia nhập rất nhanh chóng, thuận lợi.

Tiểu ban hội viên thường xuyên phối hợp với Sở Tư pháp để cập nhật về các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.

3.2.4. Công tác tài chính

Hoạt động của Hội công chứng viên dựa trên nguồn kinh phí đóng góp của hội viên. Để đảm bảo cho việc thu nộp, quản lý và sử dụng quỹ một cách chính xác, minh bạch, hiệu quả thì Ban Chấp hành đã ban hành “Quy chế tài chính”. Tiểu ban tài chính có trách nhiệm lập các sổ sách kế toán, quản lý thu chi theo trình tự đã được quy định trong Quy chế tài chính. Đây là việc hết sức quan trọng, nhạy cảm nên Ban chấp hành cũng như Tiểu ban tài chính luôn thực hiện một cách chặt chẽ, có sổ sách, chứng từ đầy đủ, nghiêm túc. Trong các kỳ họp thường kỳ, Tiểu ban tài chính luôn báo cáo về tình hình thu, chi của Hội. Hàng năm, hội viên nộp phí đều được cấp chứng nhận. Các hội viên tham gia các kỳ tập huấn đều được Hội cấp bữa ăn trưa miễn phí.

3.2.5. Công tác thi đua khen thưởng

Hàng năm, Hội công chứng viên kết hợp với Sở Tư pháp đề nghị khen thưởng đối với một số tổ chức hành nghề công chứng, một số công chứng viên tiêu biểu có nhiều thành tích trong hoạt động nghiệp vụ, tích cực tham gia đóng góp vào hoạt động chung của Hội. Tùy theo thành tích của tập thể, cá nhân sẽ đề nghị Ủy ban nhân dân thành phố, Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp khen thưởng. Sự tôn vinh thành tích đó là sự ghi nhận quý giá đối với những cống hiến của họ.

Nhìn lại quá trình hoạt động của Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội trong những năm qua cho thấy, Hội đã có nhiều cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ của mình, đã đạt được những thành tích đáng ghi nhận. Hoạt động của Hội ngày càng vững vàng, thực sự là điểm tựa vững chắc cho các hội viên trong hoạt động nghề nghiệp của mình. Tuy vẫn còn những hạn chế nhất định, song Hội Công chứng viên thành phố Hà Nội quyết tâm xây dựng Hội trở thành một tập thể mạnh, đoàn kết, xứng đáng là Hội Công chứng viên của Thủ đô.

Đặng Mạnh Tiến

Phó Chủ tịch thường trực Hội Công chứng viên TP. Hà Nội

Tạp chí Dân chủ và Pháp luật: https://danchuphapluat.vn/kinh-nghiem-to-chuc-va-hoat-dong-cua-hoi-cong-chung-vien-thanh-pho-ha-noi