Chuyển đổi hồ sơ công chứng thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử theo quy định tại Điều 59 Nghị định 104/2025/NĐ-CP

1. Cơ sở pháp lý

Khoản 3 Điều 66 Luật Công chứng:

“3. Cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương bao gồm thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, thông tin về giao dịch đã được công chứng, văn bản công chứng và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng.”

Điều 67 Luật Công chứng 2024:

“1. Hồ sơ công chứng bao gồm: bản gốc văn bản công chứng; bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp và bản in các thông tin tổ chức hành nghề công chứng đã khai thác từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật; các giấy tờ xác minh, giám định; ảnh người yêu cầu công chứng ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên, trừ trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 50 của Luật này; giấy tờ liên quan khác.

2. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng”

          Khoản 1 Điều 68 Luật Công chứng 2024:

“1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt đối với hồ sơ công chứng.”

Điều 59 Nghị định 104/2025/NĐ-CP

“1. Tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện chuyển đổi hồ sơ công chứng giấy thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử đối với các giao dịch công chứng được thực hiện từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. Các hồ sơ công chứng thực hiện trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 được chuyển đổi và lưu trữ điện tử theo yêu cầu hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng đang quản lý hồ sơ đó.

2. Hồ sơ công chứng sau khi chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu phải bảo đảm tính chính xác về nội dung so với hồ sơ công chứng giấy và phải được tổ chức hành nghề công chứng xác nhận bằng chữ ký số trước khi lưu trữ; thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 68 của Luật Công chứng.

3. Hồ sơ công chứng giấy đã được chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu để lưu trữ điện tử thì thời gian lưu trữ quy định tại khoản 2 Điều 68 của Luật Công chứng áp dụng đối với văn bản công chứng giấy và các thành phần hồ sơ giấy khác là bản gốc hoặc bản chính; các thành phần hồ sơ giấy không phải là bản gốc, bản chính thì thời hạn lưu trữ ít nhất là 05 năm.”

Điều 60 Nghị định 104/2025/NĐ-CP:

“1. Hồ sơ công chứng điện tử bao gồm văn bản công chứng điện tử và các tài liệu khác theo quy định tại khoản 1 Điều 67 của Luật Công chứng.

2. Hồ sơ công chứng điện tử được đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian phù hợp với việc thực hiện văn bản công chứng điện tử.

3. Hồ sơ công chứng điện tử phải được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực để phục vụ lưu trữ lâu dài, phục vụ công tác kiểm tra, giám sát và chia sẻ liên thông với cơ quan có thẩm quyền, bảo đảm an toàn thông tin cấp độ 3 trở lên.”

* Cách hiểu đúng:

1. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng giấy và hồ sơ công chứng điện tử đều thuộc về tổ chức hành nghề công chứng (TCHNCC), do đó TCHNCC nên chủ động lưu trữ tại TCHNCC của mình (trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ) để bảo đảm an toàn. Việc chuyển đổi hồ sơ công chứng thành thông điệp dữ liệu để tải lên cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương là để phục vụ cho việc quản lý và tham chiếu dữ liệu công chứng.

2. Chỉ có hồ sơ công chứng điện tử (theo quy định tại Điều 60 Nghị định 104/2025/NĐ-CP) mới bắt buộc phải đồng bộ lên cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực. Hồ sơ công chứng được chuyển đổi từ hồ sơ giấy thành thông điệp dữ liệu không phải là hồ sơ công chứng điện tử và chưa có quy định cụ thể về thời hạn phải tải lên cơ sở dữ liệu công chứng.

3. Chỉ có TCHNCC đã chuyển đổi hồ sơ giấy thành thông điệp dữ liệu mới có quyền tiếp cận và khai thác thông tin từ hồ sơ do mình tạo lập. Việc sử dụng công nghệ đọc dữ liệu phục vụ tham chiếu dữ liệu công chứng phải tuân thủ quy định tại Khoản 1 Điều 9 Luật Công chứng 2024. Trường hợp các cơ quan có thẩm quyền có yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng thì thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 68 Luật Công chứng 2024.

4. Hồ sơ công chứng giấy chuyển đổi thành thông điệp dữ liệu được tạo thành 01 file PDF duy nhất và được TCHNCC ký số để bảo đảm tính toàn vẹn của hồ sơ. Chữ ký số trên hồ sơ được chuyển đổi không bắt buộc phải gắn dấu thời gian.

2. Trang thiết bị yêu cầu

– Thiết bị để chuyển văn bản giấy thành văn bản điện tử định dạng *.pdf (máy scan, máy photocopy có chức năng scan…).

– Chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng. Có thể sử dụng chữ ký số loại USB Token, HSM hoặc chữ ký số từ xa.

– Máy tính có kết nối mạng internet hoặc/và máy điện thoại thông minh để thực hiện việc ký số và lưu trữ hồ sơ.

3. Cách thức chuyển đổi và lưu trữ

(a) Hồ sơ công chứng giấy sau khi đã lập thành hồ sơ lưu trữ sẽ được scan toàn bộ thành 01 file văn bản định dạng *.pdf.

(b) Độ phân giải của file scan để tối ưu về dung lượng lưu trữ và chất lượng hình ảnh là từ 200dpi đến 300dpi.

(c) Cách đặt tên file như sau:[Số công chứng]-[năm công chứng]

Ví dụ: Hồ sơ có số công chứng là 1234, năm 2020 thì tên file là “1234-2020.pdf”

(d) Ký số hồ sơ:

Thực hiện gắn chữ ký số vào từng file hồ sơ. Trường hợp chữ ký số có hiển thị hình ảnh trực quan là logo, con dấu của tổ chức… thì nên đặt vị trí chữ ký ở góc phía trên, bên trái trang đầu tiên của hồ sơ để dễ nhận diện.

(Hình 1: Vị trí đặt chữ ký số)

(đ) Cách đặt tên folder lưu trữ trên máy tính:

Lập thư mục (folder) theo năm công chứng, trong mỗi folder theo năm sẽ có các folder đặt tên theo định dạng [tháng công chứng]-[năm công chứng], các file hồ sơ công chứng được chứa trong các folder này (Xem hình 2 minh họa).

Lưu ý: Trường hợp lưu trữ trên máy tính thì thư mục lưu trữ không nên để chung ổ đĩa cài đặt hệ điều hành (Windows, MacOS…) để tránh rủi ro khi bảo trì hoặc cài đặt lại hệ điều hành.

(Hình 2: Minh họa cây thư mục lưu trữ hồ sơ công chứng)

4. Tải lên cơ sở dữ liệu công chứng

Việc tải lên cơ sở dữ liệu công chứng theo hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu nhưng phải bảo đảm an toàn thông tin cấp độ 3 và bảo mật theo quy định của Luật Công chứng và Nghị định 104/2025/NĐ-CP.

Những địa phương cơ sở dữ liệu chưa sẵn sàng để lư trữ thì TCHNCC có thể thực hiện việc chuyển đổi hồ sơ và lưu trữ tại máy tính hoặc thiết bị lưu trữ của tổ chức mình. TCHNCC cũng có thể thuê dịch vụ lưu trữ Cloud nhưng phải bảo đảm các nguyên tắc an toàn và bảo mật theo quy định của pháp luật.

Tác giả: Đào Duy An, Nguyễn Thị Thơ