ĐẨY MẠNH CHUYỂN ĐỔI SỐ NGÀNH TƯ PHÁP: KHẨN TRƯƠNG HOÀN THÀNH CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TẬP TRUNG VÀ TRIỂN KHAI CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ

Ngày 09/06/2026, Bộ Tư pháp đã tổ chức cuộc họp quan trọng bằng hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến về tiến độ xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung và tình hình triển khai công chứng điện tử trên phạm vi cả nước. Cuộc họp nhằm đánh giá toàn diện thực trạng, nhận diện các nút thắt kỹ thuật và thống nhất lộ trình hành động trong giai đoạn mang tính quyết định sắp tới.

Toàn cảnh cuộc họp

Cuộc họp do ông Lê Xuân Hồng – Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp chủ trì theo hình thức trực tiếp kết hợp trực tuyến. Thành phần tham dự ở điểm cầu trực tiếp bao gồm ông Nguyễn Tấn Cường – Phó Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp; các bộ phận liên quan của Bộ Tư pháp; bà Nguyễn Thị Thơ – Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam và ông Đào Duy An – Phó Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam; Lãnh đạo Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên, một số tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn TP. Hà Nội và đại diện Tập đoàn FPT, Tập đoàn OSP. Tại điểm cầu trực tuyến bao gồm Lãnh đạo Sở Tư pháp và đại diện một số Hội Công chứng viên của 34 tỉnh, thành phố.

Bước ngoặt chuyển đổi mô hình từ phân tán sang tập trung

Phát biểu khai mạc cuộc họp, Cục trưởng Lê Xuân Hồng khẳng định hoạt động công chứng đang đứng trước bước ngoặt lớn, vừa là thách thức nhưng cũng là cơ hội mang tính lịch sử. Đồng thời ông cũng nhấn mạnh, bản chất của công chứng điện tử không phải là thay thế vai trò, trách nhiệm hay tính độc lập của công chứng viên, mà là sự dịch chuyển, đổi mới phương thức hành nghề từ môi trường truyền thống sang môi trường số. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng hệ thống dữ liệu thống nhất là nhiệm vụ then chốt nhằm đáp ứng thực tiễn hoạt động, giúp giảm phiền hà cho người dân, cải cách thủ tục hành chính hiệu quả. Nhưng hoạt động công chứng điện tử cần được triển khai ngay mà không phụ thuộc vào việc phải có cơ sở dữ liệu chung về công chứng trên toàn quốc.

Ông Nguyễn Tấn Cường – Phó Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp

Tham dự Hội nghị, ông Nguyễn Tấn Cường – Phó Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp cho biết hành lang pháp lý cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung đã được hoàn thiện vững chắc. Đặc biệt, bên cạnh Nghị quyết 66.14/2026/NQ-CP ban hành ngày 10/2/2026, Quốc hội cũng đã thông qua Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng vào ngày 23/4/2026 (có hiệu lực từ 1/1/2027), quy định rõ trách nhiệm của Bộ Tư pháp trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng đồng bộ từ Trung ương đến địa phương. Mục tiêu chiến lược hiện nay là xây dựng một kho dữ liệu thống nhất về công chứng trên toàn quốc mà không để phân tán như tình trạng hiện nay.

Nhờ sự đồng hành sát sao của doanh nghiệp công nghệ, dự án đã lần lượt phát triển qua các phiên bản Alpha (hoàn thành cuối năm 2025) và phiên bản Beta (đã triển khai lên hạ tầng của Bộ để tối ưu hóa trải nghiệm). Hiện tại, theo dự kiến các bên  đang khẩn trương hoàn thiện phiên bản chuẩn hóa 1.0, sẵn sàng đưa vào vận hành thử nghiệm từ ngày 01/07/2026 và hướng tới vận hành chính thức kể từ ngày 30/09/2026.

Thực tiễn áp dụng tại địa phương và vai trò nòng cốt của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam.

Tại cuộc họp, đại diện các địa phương đã thẳng thắn thảo luận và nhìn nhận thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị mình. Về mặt nhận thức, 100% các tỉnh, thành phố đều đồng thuận chuyển đổi số và công chứng điện tử là định hướng bắt buộc của ngành. Các thành phố lớn như Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Đồng Nai đã ghi nhận nhiều tín hiệu dẫn đầu tích cực. Điển hình như tại Đà Nẵng, đã có khoảng 25/61 tổ chức hành nghề công chứng chủ động chuẩn bị đầy đủ hạ tầng phần mềm, chữ ký số để đáp ứng yêu cầu mới.

Đặc biệt theo ghi nhận của Cục Bổ trợ tư pháp, Thủ đô Hà Nội như một điểm sáng tiên phong trong cả nước với những kết quả triển khai toàn trình trên môi trường điện tử. Tính đến nay, Hà Nội đã có hơn 40 tổ chức hành nghề công chứng hoàn thành cài đặt công cụ nền tảng, sẵn sàng thực hiện các dịch vụ công chứng điện tử theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật. Ngày 16/03/2026, Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội đã chính thức tiếp nhận văn bản công chứng điện tử nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia thay cho hồ sơ giấy trong lĩnh vực đăng ký đất đai. Tiếp đó, ngày 15/04/2026, văn phòng công chứng đầu tiên tại Hà Nội thực hiện thành công hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất điện tử đầu tiên trực tuyến toàn trình, giúp người dân và tổ chức tín dụng hoàn thiện thủ tục đăng ký giao dịch bảo đảm mà không phải trực tiếp đến cơ quan hành chính. Đến ngày 23/04/2026, các cơ quan ban ngành thành phố đã thống nhất chủ trương hướng tới mục tiêu thực hiện 100% hồ sơ đăng ký thế chấp điện tử trên địa bàn.

Bà Nguyễn Thị Thơ – Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam phát biểu tại cuộc họp

Sự bứt phá của các địa phương có sự đóng góp lớn từ vai trò cầu nối của Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam. Tổ chức xã hội nghề nghiệp toàn quốc về công chứng đã phối hợp chặt chẽ với Bộ Tư pháp làm việc liên ngành, thúc đẩy Bộ Nông nghiệp và Môi trường ban hành Công văn số 10345/BNNMT-PC ngày 15/12/2025 chấp nhận văn bản công chứng điện tử thay thế hoàn toàn văn bản giấy trong thủ tục đất đai. Bên cạnh góc độ kỹ thuật, Hiệp hội còn đóng vai trò bồi dưỡng nguồn nhân lực số chất lượng cao khi tổ chức hàng loạt hội nghị chuyên đề cấp quốc gia tại Huế, Thái Nguyên và đào tạo chuyên sâu cho khoảng 1.000 hội viên trên cả nước, từng bước xóa bỏ tâm lý e ngại công nghệ của đội ngũ công chứng viên. Hiệp hội cũng thực hiện tốt vai trò phản biện khi kịp thời kiến nghị Bộ Tư pháp sớm ban hành các thông tư quy chuẩn kỹ thuật, giúp các tổ chức hành nghề yên tâm đầu tư hạ tầng mà không phải rơi vào trạng thái chờ đợi.

Nhận diện 5 khó khăn mang tính hệ thống

Bên cạnh những kết quả đạt được, hội nghị cũng thẳng thắn chỉ ra năm khó khăn lớn cần tháo gỡ:

Thứ nhất, về nguồn nhân lực hạn chế: Đội ngũ chuyên trách tại Cục Bổ trợ tư pháp cũng như các phòng chức năng ở địa phương mỏng, phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực.

Thứ hai, thách thức về chuẩn hóa dữ liệu: Kho dữ liệu hiện tại ở địa phương còn phân tán, thiếu đồng bộ, gây áp lực lớn cho việc “làm sạch” trước khi tích hợp.

Thứ ba, hệ thống hạ tầng kỹ thuật chưa đồng đều: Nhiều tổ chức hành nghề công chứng ở vùng sâu, vùng xa còn hạn chế về điều kiện kỹ thuật và lưu trữ.

Thứ tư, áp lực từ quy mô giao dịch tăng cao: Theo báo cáo tổng kết của Bộ Tư pháp, số lượng giao dịch liên tục tăng trưởng mạnh (năm 2025 đạt khoảng 8,9 triệu giao dịch), đòi hỏi hạ tầng công nghệ phải tốt để tránh quá tải khi dồn dữ liệu về một đầu mối tập trung. 

Thứ năm, còn tồn tại tâm lý e ngại trước sự mới mẻ và nhận thức chưa đúng về công chứng điện tử: Trong thực tế triển khai, một số bộ phận cơ quan hành chính và tổ chức hành nghề công chứng vẫn còn e ngại, nghi ngờ về tính khả thi, giá trị pháp lý cũng như ý nghĩa thực tiễn của văn bản công chứng điện tử. Đáng chú ý, một sai lầm khá phổ biến hiện nay là quan điểm cho rằng phải xây dựng hoàn thành cơ sở dữ liệu công chứng tập trung toàn quốc thì mới có thể triển khai được công chứng điện tử. Nhận thức chưa chính xác dẫn đến tình trạng do dự, thụ động chờ đợi hướng dẫn từ cơ quan quản lý cấp trên tại nhiều địa phương, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chuyển đổi số chung của toàn ngành.

Nhìn chung, vướng mắc lớn nhất hiện nay không nằm ở sự đồng thuận, mà nằm ở sự khập khiễng về hạ tầng kỹ thuật, áp lực thời gian chuẩn hóa dữ liệu cũ và tâm lý e ngại của các địa phương.

Kết luận và chỉ đạo nhấn mạnh của Cục trưởng Lê Xuân Hồng 

Ông Lê Xuân Hồng – Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp

Phát biểu kết luận và chỉ đạo toàn diện tại cuộc họp, Cục trưởng Lê Xuân Hồng bày tỏ sự trân trọng và gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Lãnh đạo các Sở Tư Pháp cùng đại diện các cơ quan, Hiệp hội đã nỗ lực khắc phục những khó khăn trước mắt.

Tuy nhiên, rút kinh nghiệm từ một số đề xuất vừa rồi và đi thẳng vào tính chất cốt lõi của vấn đề, Cục trưởng Lê Xuân Hồng thẳng thắn nhấn mạnh: Việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, triển khai công chứng điện tử và xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tập trung là nhiệm vụ chính trị trọng tâm và là xu thế tất yếu không thể đảo ngược. Nếu cơ quan quản lý và các tổ chức hành nghề không tích cực chuyển đổi số, ngành công chứng Việt Nam có nguy cơ đối mặt với việc xã hội đào thải.

Trước áp lực thời gian khi chỉ còn hơn 20 ngày nữa là đến dấu mốc vận hành thử nghiệm hệ thống tập trung (01/07/2026), Cục trưởng đã đưa ra những chỉ đạo kiên quyết, yêu cầu toàn ngành quán triệt tinh thần “vừa chạy vừa xếp hàng”, hành động nhanh chóng và đồng bộ với 4 vấn đề trọng tâm sau:

1. Xóa bỏ tư duy trì hoãn, 100% tổ chức hành nghề phải đủ điều kiện công chứng điện tử trước ngày 30/09/2026 

Cục trưởng yêu cầu các Sở Tư Pháp và Hiệp hội phải quán triệt một tinh thần thống nhất và xuyên suốt đến từng tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên tại địa phương: Không để tâm lý e ngại cái mới, sợ bị xử phạt hành chính hay tư duy chờ đợi hệ thống hoàn thiện làm chậm tiến độ chung. Bản chất của việc đủ điều kiện không có gì quá phức tạp, đó là hoàn thiện máy móc kỹ thuật, đảm bảo đường truyền kết nối và cài đặt thành công các công cụ nền tảng phần mềm. Mục tiêu kiên quyết là từ nay cho đến mốc vận hành chính thức ngày 30/09/2026, tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên phạm vi cả nước đều phải chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, kỹ thuật tại chỗ để sẵn sàng áp dụng phương thức công chứng điện tử

2. Sở Tư Pháp các địa phương phải khẩn trương xây dựng kế hoạch rà soát và “làm sạch” dữ liệu 

Thừa nhận thực tế cơ sở dữ liệu công chứng của chúng ta vốn dĩ đã triển khai chậm so với yêu cầu ban đầu của Ban Chỉ đạo Trung ương (đáng lẽ phải hoàn thành trong năm 2025), Bộ Tư Pháp đã phải xin lùi lộ trình thực hiện sang năm 2026 để sửa đổi hành lang luật pháp và ban hành Nghị quyết đặc thù của Chính phủ nhằm chuyển đổi sang mô hình tập trung thống nhất. Do đó, giai đoạn hiện tại không cho phép bất kỳ sự chậm trễ nào nữa. Cục trưởng chỉ đạo Lãnh đạo các Sở Tư Pháp phải lập tức xây dựng kế hoạch hành động chi tiết tại địa phương, tập trung bố trí con người và nguồn lực rà soát, chuyển đổi toàn bộ khối lượng dữ liệu phát sinh từ ngày mùng 01/07/2025 cho đến ngày 30/09/2026 về đúng chuẩn kỹ thuật để sẵn sàng tích hợp. Riêng đối với việc số hóa, quét (scan) tài liệu lưu trữ đối với các hồ sơ công chứng lịch sử (từ trước tháng 07/2025), các địa phương sẽ được thực hiện theo lộ trình cuốn chiếu ở bước sau.

3. Thiết lập đầu mối trách nhiệm và vận hành kế hoạch giám sát tiến độ trên môi trường điện tử.

Để giải quyết bài toán tiến độ gấp rút và phức tạp, Cục Bổ trợ tư pháp sẽ phối hợp chặt chẽ với đơn vị công nghệ đồng hành (FPT) để xây dựng kế hoạch hoạt động trực tuyến, liên tục được cập nhật theo thời gian thực. Cục trưởng chỉ đạo mỗi Sở Tư Pháp phải cử ngay một nhân sự làm đầu mối trách nhiệm có năng lực giải quyết công việc thực tế để kịp thời phản ánh trực tiếp những khó khăn về kỹ thuật để Cục xử lý ngay, đồng thời tham mưu cho Lãnh đạo Sở và UBND tỉnh đẩy nhanh tiến độ triển khai. Tiến độ thực hiện của từng tỉnh, thành phố sẽ hiển thị công khai trên hệ thống mạng hằng ngày, hằng tuần để báo cáo trực tiếp lên Lãnh đạo Bộ.

4. Tham mưu cho UBND tỉnh thúc đẩy liên thông hành chính, bắt buộc chấp nhận văn bản điện tử 

Bên cạnh việc chuẩn bị nội lực kỹ thuật, Cục trưởng chỉ đạo các Sở Tư Pháp phải tích cực thực hiện vai trò tham mưu cho UBND cấp tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo, quán triệt đến tất cả các sở, ban, ngành tại địa phương về việc bắt buộc phải chấp nhận và sử dụng văn bản công chứng điện tử, văn bản chứng thực bản sao điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính công. Đồng thời, thúc đẩy liên thông dữ liệu giữa tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan đăng ký đất đai và các tổ chức tín dụng. Khi người dân đã thực hiện công chứng điện tử hợp lệ, các cơ quan tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu nộp thêm hồ sơ giấy nếu không có căn cứ pháp lý, hướng tới việc giảm dần giấy tờ truyền thống, tăng cường xử lý trên môi trường điện tử, trước mắt thí điểm toàn diện tại các thành phố lớn. Về mặt kinh phí, trường hợp Sở Tư Pháp thiếu nguồn lực, cần chủ động tham mưu báo cáo UBND tỉnh để có phương án hỗ trợ kịp thời.

Khép lại cuộc họp, Cục trưởng Lê Xuân Hồng tái khẳng định Bộ Tư pháp và doanh nghiệp đồng hành sẽ luôn sát cánh, cung cấp đầy đủ công cụ phần mềm chuyển đổi, bộ quy chuẩn hướng dẫn và sẵn sàng cử đội ngũ kỹ thuật xuống trực tiếp hỗ trợ các địa phương. Cục trưởng đề nghị toàn thể đội ngũ tư pháp, Hiệp hội và các công chứng viên trên toàn quốc nêu cao quyết tâm chính trị, chung tay hoàn thành kế hoạch trước ngày 30/09/2026, đưa ngành công chứng Việt Nam vững bước vào kỷ nguyên số minh bạch, hiện đại.

Toàn cảnh cuộc họp